バーチャルオフィスってばれるの？

バーチャルオフィスだと知られるとどうなる？

2018年は副業元年とも言われ、副業をバーチャルオフィスで始める人が増えたことで、バーチャルオフィスの存在がクローズアップされています。副業だけではなくスタートアップにもバーチャルオフィスは適したサービスなので、バーチャルオフィスの利用者がどんどん増加。リーズナブルな価格で価値が高い住所を手に入れられる反面、オフィスが実在しないとばれると、メリットの一部が帳消しになる可能性も。各方面に”バーチャルオフィスを利用していることをばれたくない”と考える人が多いのもまた事実です。

バーチャルオフィスの利用は、信用性の高い住所のバーチャルオフィスを事業の所在地とすることで、あなたの事業のイメージを良くし、信頼性を高めるというメリットがあります。

しかし、メリットがある反面、自分の事業の所在地の住所がバーチャルオフィスの住所であるということが顧客や取引先にばれた場合、事業の信頼性を失わせるのではないだろうかと懸念される方も多いかと思います。

つまり取引先、顧客にバーチャルオフィスの利用がばれるということは往々にして避けるべきリスクであると考えられています。

ここでは、バーチャルオフィスがばれるケースとばれたことによって起こりうるリスク。そしてその対処法などをお話しさせていただきます。

副業が勤めている会社にばれるケース

サラリーマンで副業してる人が一番恐れることが、「会社に副業していることがばれたらどうしよう」ということ。副業がばれて会社をクビになってしまうという事は往々にしてありますが、バーチャルオフィスを利用するとばれるのかは気になるところです。

その対策で事業所の住所を自宅住所ではなくバーチャルオフィスの住所とするのは、勤務先に副業をばれにくくする有効な手段です。しかし、せっかく、バーチャルオフィスの住所で法人登記をして、あえて自宅住所を隠したにもかかわらず、特に意識せずに確定申告をしたため住民税が上がり、会社にばれてしまうというケースがあります。

副業によって本業の給与以外の所得が増えると翌年の住民税は増額されることとなります。住民税の決定通知書は、給与総額の最も多い企業、つまり本業の勤務先へと送付されることになるので、勤務先が支払っている給与の額に対して、住民税が不自然に高い場合、年末調整の段階で副業がばれてしまう可能性が高いのです。

会社にばれないためにできること

まだ副業の所得が少ない間は、代表の名義を家族にしてもらうのが一番いいかもしれません。もしくは、一緒にビジネスをしているパートナーがいれば、そのパートナーに代表となってもらい、そのパートナーの所得にしてもらうというのも１つの案です。

住民税の徴収方法を給与から支払う「特別徴収」ではなく、自分で直接納付する「普通徴収」とする申告を行うという手もあります。そうすれば個人で得た所得金額に対する住民税だけは、本業の給料天引きではなく自分で納付することになるので、勤務先に知られることはありません。

顧客にばれるケース

都心一等地のバーチャルオフィスの住所をあなたの事業の所在地にすることで、顧客からある程度の信用を得られる可能性はあります。しかし、逆にあなたのオフィスがバーチャルオフィスだとばれてしまうと、業種によっては信頼を損なう可能性も。

バーチャルオフィスの利用を考えている方は、どのようなことでバーチャルオフィスだとばれてしまうのか知っておくと、対策ができます。

顧客がアポなしで突然訪問

バーチャルオフィスを利用する事業主は、メールや電話で顧客とやり取りしているケースがほとんど。しかし、ビジネスでは人付き合いも大切なので、顧客があなたのオフィスの住所の近くを訪れる際、挨拶として突然オフィスへ来訪されるケースがあります。訪問されれば当然、オフィスがバーチャルオフィスであるとばれてしまうことでしょう。

オフィスの住所をインターネットで検索された場合

顧客がインターネットであなたのオフィスの住所を検索した場合、その住所を所在地として公表している複数の企業が検索結果に表示されることになる可能性が高いです。そして、あなたの社名より検索順位で上に他社が来てしまうかもしれません。

バーチャルオフィスは多くの事業者が同じ住所を利用していますので検索結果にたくさんの企業が並ぶのは避けられません。それを見て、「このあなたのオフィスの住所はバーチャルオフィスのものだ」と顧客に気づかれる可能性があります。

顧客にばれるリスクに対してできること

はじめに書きましたが、あなたのオフィスがバーチャルオフィスだと顧客にばれた場合、あなたの事業の信用性が揺らぐ可能性があります。

顧客がアポなしで直接訪ねて来るのを防ぐのは容易ではありません。アポがあったとしても、何度も断ることは難しく、やり取りを続けているうちにバーチャルオフィスであることがばれてしまうでしょう。

少しでも信用に関わるのを避けたいようでしたら、オフィスサービスが充実したバーチャルオフィスを選んで利用することをおすすめします。突然の訪問にも、バーチャルオフィスの受付が、顧客に不信感を与えない丁寧な対応をしてくれます。あなたの会社の社員として顧客対応してくれ、資料や名刺の受け取った際は指定先に転送してくれるでしょう。もちろん訪問があればメール等であなたに連絡もしてくれるため、予定が合えば直接顧客に会いに行くこともできます。

インターネットで住所を検索することでばれるのを防ぐのはかなり難しいです。Webに住所を公開しないことはもちろん、住所を文字ではなく画像で表示することで検索エンジンに拾われないようにし、検索されないようにするといった対策をとるのは、あなたのビジネスにデメリットの方が大きいはずです。

顧客の中にはバーチャルオフィスを知らない方もいるはずです。そのため、あなたの事業がどのような規模でどのような内容でやられているのかを計りかねるということになるかもしれません。

むしろ顧客に対してバーチャルオフィスを利用していることや、実際作業はどこでやっているのかなどを正直に伝えておくことで信頼を得るというのも１つの手です。バーチャルオフィスを利用するメリットと、バーチャルオフィスの住所だとばれた場合のリスクを考え、事前に、その落とし所を見つけておくのが良いのではないかと思います。

取引先にばれるケース

例えばネットショップやっている場合や、遠方の企業と取引をしている場合、取引先が出張などであなたのオフィスへの訪問を希望する確率は顧客に比べて多いはずです。取引先にとってはあなたは顧客ですので、販売している商品のリニューアルや価格の変更など何かあればオフィスを訪問するでしょう。事前にアポがないという事は考えにくいものの、何度も断ってしまうと信用に関わってきますよね。断り続ければ、「おかしいな」とあなたのオフィスのことを調べはじめ、その結果ばれてしまうということになるかもれません。取引先との信頼関係を保ちたいという方は、あらかじめバーチャルオフィスであることを伝えておいた方が良いかもしれません。

取引先にばれるリスクに対してできること

取引先にバーチャルオフィスの利用をばれることで起こるリスクは、やはり信用性の部分になってきます。

顧客にばれるケースの項でも書きましたが、取引先に対して事前にバーチャルオフィスを利用していること、そして実際作業はどこでやっているのかなどを正直に伝えておくことは、後々ばれたときのトラブルを回避することになるはずです。取引先や顧客が訪ねてくる可能性がある職種ならオフィスの立地よりもリスクに備える方が優先だと言えます。事前に伝えておくことで、取引先もあなたの事業がどのくらいの規模なのかなど把握ができるため安心できるでしょう。しっかり対策をしておけば、バーチャルオフィスを利用していることが取引先からの信用性の低下につながることは少ないのではないでしょうか。

また、これから取引開始という場合は、信用はこれから得ていくことになりますので、バーチャルオフィスが取引スタートの障害になることも考えられます。バーチャルオフィスのことを知らない担当者だとなおさらですね。契約前に、事業所の所在地として公開しているバーチャルオフィスの住所と、実際の業務をしている場所の連絡先等を取引先に伝え、バーチャルオフィスについてしっかり説明しておきましょう。後々ばれてトラブルになる可能性は事前に潰しておいたほうが良いですね。

もちろん、突然の訪問に対しては、バーチャルオフィスの受付でちゃんとした対応をしてくれるところがほとんどですので、気分を害して帰るといった事例はあまりないようです。とは言え、やっぱりリスクをできるだけ減らしたいという方は、基本プランで受付サービスがある、あるいはオプションで選べるバーチャルオフィスと契約しておくと良いかもしれません。このサービスはバーチャルオフィスに常駐するスタッフがあなたの会社名を名乗り、あなたの会社のスタッフとして対応してくれるサービスです。他にも突然の電話にも対応してくれる電話秘書サービスなどもあります。

金融機関にばれるケース

法人講座の開設には、登記簿謄本、銀行届印など、いろいろな書類が必要となりますが、それと同様にオフィス賃貸契約書の提出が求められるケースがあります。あくまでも”確認のため”であり必ずしも求められるわけではありませんが、求められれば出さないわけにはいきません。そして提出したことでバーチャルオフィスの住所だということが金融機関にばれてしまうわけです。法人口座開設時にばれなかったとしても、会社で融資を受ける際には、審査の一環として会社の登記住所へ金融機関の担当者が訪問する可能性があります。その時点でばれるということもあるでしょう。

金融機関に対して、バーチャルオフィスを利用していることを知られたくないという声が多くあります。その原因はインターネット上で見られる、「バーチャルオフィスを利用していることを金融機関に知られると法人口座を開設できない、あるいは融資を受けにくくなる、クレジットカードの審査に通らない」といった情報があるため。しかし、これは正しい情報ではありません。

金融機関が求めるのは融資をした際にちゃんと返済できるかどうかということ、そして、これから作ろうとしている口座を悪用されないかを見極めるための情報です。たとえバーチャルオフィスを利用していたとしても、ちゃんとした会社だと提示できれば問題はないのです。むしろ無理な資金計画で賃貸オフィスを借りる方が、長い目で見て不利に働くでしょう。

金融機関にばれるリスクに対してできること

バーチャルオフィスの利用していることを金融機関に隠さないことが何より重要です。

問題はバーチャルオフィスを使っていることでなく、金融機関に対して嘘をつくこと。それがばれると、信用を失ってさまざまな不利益につながります。嘘がばれると詐欺やマネーロンダリングなどに口座が使用されるのではないかなど疑われ、金融機関からの評価は低下。最悪の場合、融資やローンを受けられないということにもなりかねません。

金融機関は、犯罪収益移転防止法の強化によりバーチャルオフィスをちゃんと認知しています。バーチャルオフィスを使っているからといって、それだけで怪しいサービスを展開していると思われることはありません。

もし、ばれてしまった場合は、バーチャルオフィスは会社本店や営業用の住所として活用していること、実際に業務を行う場所は自宅など別の場所にあることをちゃんと説明しましょう。実際に業務を行う住所や固定電話の電話番号など連絡先をしっかりと伝えることで、金融機関からのマイナス評価は避けられるのです。

場合によっては在籍を確認する等の審査が発生するような場合もあります。これはバーチャルオフィスの電話転送サービスをうまく利用し、自宅や携帯電話に転送してもらうことで審査時にちゃんと対応できるよう手筈を整えましょう。

金融機関からの評価は利用者にとって非常に大きな問題。不安に感じている方は多い分、バーチャルオフィス側でも積極的にサポートしれくれるはずです。ぜひバーチャルオフィスに相談してみることをおすすめします。

公的機関にばれるケース

起業すると、税務署や社会保険庁など公的機関とのやりとりが何かと必要となります。それら公的機関に対して、バーチャルオフィスを利用していることを知られたくないと考える方もいることと思います。

インターネット上では「バーチャルオフィスの利用がばれた場合、社会保険に加入できない」といった間違った情報が載っていたりするので、注意が必要。バーチャルオフィスを利用していても、社会保険にはできます。手続きがやや複雑なので、専門家に相談して手続きを進めてもらいましょう。

事業に対する許認可に関しては、バーチャルオフィスで登記している場合はちょっと複雑になります。業種によっては許認可が得られないケースもありますので、詳しくは地域の官庁に事前に確認をしたほうが良いでしょう。

公的機関にばれるリスクに対してできること

金融機関への対応と同じように、届け出の際はバーチャルオフィス住所や電話番号だけでなく、実際に業務を行う場所の住所や電話番号も届け出ましょう。公的機関とのやり取りでは郵便等でのやりとりが多いので、バーチャルオフィスの住所経由ですとタイムラグが発生してしまいます。そういったやりとりはスムーズにできるよう、連絡の取りやすい住所、電話番号を伝えることが理想です。

バーチャルオフィスを利用して法人登記し、社会保険に加入すること自体は問題ありません。しかし管轄の年金事務所にもよりますが、面倒な点もあります。

バーチャルオフィスの住所での加入の場合、ひとつはバーチャルオフィス加入申込書の提示を求められる可能性があるということです。これはバーチャルオフィスに相談して必要な場合は入手しましょう。

もうひとつは事務所に帳簿や賃金台帳を備えておく義務があるということです。帳簿や賃金台帳を備えておく場所が確保できているのか？を指摘されます。これはバーチャルオフィスに書類保管のサービスがあれば解決します。バーチャルオフィスとキャビネット使用の契約を結ぶことで自分専用の保管場所があることを明示することができます。この場合もバーチャルオフィス加入申込書の提示を求められるはずです。

また、事業に対する許認可を得る場合はもっと複雑です。申請の際、業種によっては営業所の賃貸借契約書の提出を求められるケースあります。バーチャルオフィスは賃貸借契約ではないため、それが必要な業種ではバーチャルオフィスの住所での許認可は難しいでしょう。また、申請した営業所の住所に対して立ち入り調査が行われるケースもあります。この場合も許認可は難しいです。許認可が必要な事業の場合は、所轄の官庁等に問い合わせて審査内容や、必要書類を確認しましょう。

バーチャルオフィスの住所での許認可が難しい場合は、自宅住所で許認可を得たうえで、バーチャルオフィスの住所は名刺やホームページなどの営業用の住所として利用するというのも１つの方法かもしれません。

家族にばれるケース

家族に副業がばれたくないと思っている方は意外にも多いもの。副業に時間が取られ家族との時間が取れない、あるいは収入の不安定さ、軌道に乗るまでは持ち出しもあるので、家族の理解を得るのが難しいということも多いようです。

バーチャルオフィスを利用している人に中には、家族にばれたくないがためにバーチャルオフィスを利用しているという人もいます。

しかし注意を払っていても、バーチャルオフィスの利用から、副業がばれてしまうリスクも。例えば郵便物の転送先をうっかり自宅にしてしまうといったことからばれてしまうなどです。

家族にばれるリスクに対してできること

バーチャルオフィスに届いた郵便物は、あなたが契約時に指定した場所に転送手配が取られます。それを自宅に設定していたら、それはバーチャルオフィスを利用していることを家族に教えているようなものです。

そこで郵便物等の転送先をビジネスパートナーの自宅住所など、家族の目に届かないところへ設定するのがおすすめ。ただし、バーチャルオフィスからの転送には通常週に1回決まった曜日となることが多く、受け取るまでのタイムラグが発生してしまいますので注意が必要です。この場合、即時転送サービスをしているバーチャルオフィスがありますので、必要な人は利用しましょう。

また、バーチャルオフィスによっては、直接引き取りが可能なところがありますので、郵便物等が届いた際は、バーチャルオフィスで直接引き取りの設定をしておくのも１つです。

バーチャルオフィスでばれること まとめ

ここまでバーチャルオフィス利用がばれるケースとばれたことによって起こりうるリスク、そしてその対処法などをお話ししてきましたがいかがでしたでしょうか？

リスクも確かにありますが、バーチャルオフィスが認知されるとともにそのリスクは減ってきています。これからバーチャルオフィスの利用を検討している方、そして現在バーチャルオフィスを利用中でばれることを不安に感じている方はぜひ参考にしてみてください。