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バーチャルオフィスの選び方

公開日: |最終更新日時:

梅田や本町、心斎橋など大阪の中心部をはじめ近年利用者が増え続けているバーチャルオフィス。しかし、そのサービスの幅は会社によって多種多様です。人気に便乗してノウハウも持たず安易に参入する不動産会社やレンタルオフィス会社もいるため、利用して後悔する人も…。

利用する会社を選ぶ際はしっかり見極めるのが大切。トラブルに巻き込まれないよう、失敗の原因や選び方のポイントをまとめました。

バーチャルオフィス選びに失敗する人の共通点

料金の安さだけで選ぶ

料金だけで利用会社を選ぶのは危険!同条件で料金を比較しないと本当に安いかどうか判断できません。結局追加プランの契約が必要になったり、解約時に割高な違約金が必要になるケースがあります。

「住所地は安く借りられるけど法人登記に倍の料金がかかる」「電話を使用するにはオプション料金が必要」「思っていた以上に外観がボロボロだった」など、利用しはじめてから想像以上のコストがかかることに気付くことも珍しくないので注意しましょう。料金を確認する際は利用したいサービスもあわせてチェックしないと失敗のもとになってしまいます。

事業内容に合ったサービスがわかっていない

自分の事業に必要なサービスがわからないと、自社に合わない会社を選んでしまう可能性があります。住所貸しと電話・郵便物の転送はどの会社も対応していることが多いですが、そのほかのオプションは場所によってさまざま。

予め希望するサービスを把握しておかないと、のちのち「受付も欲しい」「器材も欲しい」などあれこれ必要なものができて、会社を変えることになったり追加料金が発生したりすることになります。

電話の転送サービス一つとっても、ただ転送されるだけのところや受付スタッフが外部電話に対応してくれるところなど違いがあるのでよく確認しましょう。

事業戦略が定まっていない

登録する事業の戦略が固まっていない場合、そもそもバーチャルオフィスの利用を断られる可能性があるので注意しましょう。

利用者の中には嘘の事業内容を伝える人がいるため、厳しく審査を行なっている会社が増えています。あまりにも業務内容が不透明だと疑いの対象に。

バーチャルオフィスできちんとビジネスをしたいと思うのであれば、審査担当者に内容が伝わるよう事前の準備が大切です。難しく考えすぎる必要はありませんが、事業の目的や目標を明確にしておいてください。

会社選びで注目したいポイント

サービスや価格、店舗数などをチェックする

バーチャルオフィスは取り扱っている会社によって、対応しているサービスに幅があります。価格やサービス内容など、一つの項目だけで会社を選んでしまうと、コスパが悪くなってしまう危険性が高め。必ずサービス内容を確認し、自分の事業を十分に運営できる環境かどうか確認しましょう。

また、店舗数や拠点数はその会社の人気度と言いかえられます。多くの店舗を保有している会社のほうが比較的会員数やサービスが安定傾向。会社を見極めるポイントとして覚えておきましょう。

入会審査や運営会社の経営状況も見ておくべき

長く続く会社かどうか、信頼して利用できるかどうかは選ぶポイントとして大切です。まずは運営会社のホームページを確認。発信している情報が新しく、5年以上の運営・1,000万円以上の資本金があるところが信頼できます。

また、入会審査の体制もチェックしておくのがベター。利用する側としては入会審査が楽なところを選びがちですが、審査が甘いところは運用に関してもいい加減な場合がほとんどです。トラブルに発展する危険性も考え避けたほうが良いでしょう。

同じオフィスを複数の会社で共有している場合、甘い審査だけで利用している他企業が問題を起こしてオフィスが使えなくなる可能性も考えられます。ある程度厳しい審査を設けている会社がおすすめです。

料金はどれくらいかかるのか

バーチャルオフィスを選ぶ時は、月々の支払い額についてしっかり確認しておきましょう。その際は、初期費用や基本使用料といった金額だけを見るのではなく、具体的なサービスの内容を踏まえて費用を比較することを忘れずに。基本料の安さだけでバーチャルオフィスを選ぶと、後々いくつもオプションをつけなければならず、むしろ料金が嵩んでしまう恐れがあるためです。

住所や電話番号の利用にかかる料金はもちろん、郵便物の転送や会議室の利用など、使用頻度があまり高くないサービスの利用料についても逃さずチェックを。

口コミ・評判の良し悪し

身近にバーチャルオフィスを利用している人がいれば、ぜひ具体的な使用感について尋ねてみましょう。信頼できるバーチャルオフィスの情報はもちろん、オフィス選びの参考にするべきポイントについてもアドバイスを貰えるかもしれません。直接質問できる知人がいない時は、SNSやGoogleマイビジネスを活用して情報収集を行うのも手です。

拠点が複数あるか

複数箇所に店舗や拠点を構えているバーチャルオフィスは、それだけ利用者も多く、経営基盤が固いと推察できます。できれば、東京や大阪などの大都市圏に複数の拠点があるとなお良いでしょう。店舗や拠点の数が多いバーチャルオフィスには、「利用できる住所の選択肢が増える」「会議室や個室を利用する際、より使いやすい場所を選べる」といったメリットもあります。

個室や会議室などの設備

会議や商談の度に場所を用意するのは大変なもの。バーチャルオフィスを選ぶ際は、貸会議室や個室の有無についても確認するとよいでしょう。プライバシーを守れるよう、遮音性のチェックも忘れずに。

なお、ビジネスにおいては、急遽会議や打ち合わせが必要となる場面も少なくありません。会議室や個室の急な利用に備えて、あらかじめ営業時間や問い合わせが可能な時間帯も確認しておきましょう。

常駐スタッフはいるか

時には、オフィスの住所に突然の来客があることも。そうではない場合も、予定の変更や交通機関の遅れ等により、自分より早く来訪者がオフィスに到着することも考えられます。 オフィスに受付や来客対応を担うスタッフが常駐していれば、こうしたシーンにもスムーズな対応が可能です。反対に、オフィスが無人だと来訪者に不安や不信感を与えてしまうことも。

受付スタッフが常駐しているバーチャルオフィスは料金が高めに設定されていることも多いため、必ずしもスタッフがいた方が良いとは言えません。しかし、「企業としての信頼度を高める」という点においては、常駐スタッフがいるほうが有利だと言えるでしょう。

マイナスイメージを与える要素がないか

過去にその住所(バーチャルオフィス)を利用した者が何らかの犯罪や反社会的な行為をしていた場合、住所には犯罪等の情報が残ってしまいます。こうした「汚れた住所」を会社の住所として記載してしまうと、取引先や顧客に住所を検索された際、非常に大きなマイナスイメージを与えてしまうことに。契約前にあらかじめ使える住所を確認し、犯罪などに使われた過去がないかしっかりとチェックしておきましょう。

また、建物の外観や内装に悪いイメージを抱かせるような要素がないかも併せて確認を。打ち合わせなどで訪れる人の信頼を損ねることのないよう、明るく清潔感のある内外装のオフィスを選ぶのがおすすめです。

運営元やスタッフに問題は無いか

バーチャルオフィスを選ぶ際は、運営元が信頼できる企業であるかもよく調査しておきましょう。運営基盤が心もとないと、契約中に突然大幅な値上げが発生することも。最悪の場合は、倒産してしまう可能性もゼロではありません。

また、受付や来客対応を行うスタッフの質をチェックすることも忘れずに。受付や来客対応への評価は、そのままあなたの事業への信頼度に直結するためです。

契約・解約に関する情報

最低契約期間や保証金・更新料などの有無も、事前に確認しておきましょう。その際は、契約更新や解約の際の通告はいつまでにすればよいのかも併せてチェックします。中には、更新や解約の際の通知を半年以上前に行うよう定めているオフィスや、解約の際に高額な違約金を請求するオフィスもあるため注意しましょう。

また、契約の際の審査がきちんと行われているかどうかにも注目してください。入居前の審査がずさんなバーチャルオフィスは、詐欺などの犯罪の温床になる恐れがあるためです。

結局は自分の会社に合っているかどうか

最終的には自分が使いやすいかどうかが最も重要。「欲しいサービスはあるか」「コストは高すぎないか」複数の会社を比較して、じっくり検討してください。

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