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【PR】機会損失を防ぐ電話代行利用のススメ

レンタルオフィスと電話代行サービスを同時に活用することで、顧客からの信頼向上とビジネスチャンスの拡大につながります。

電話代行を使うべき理由

一人で起業されている方や外回りの多い方の場合、取引先やお客様がせっかく電話をかけてきてくれても、なかなか電話がつながらないという状況は、不安になったり信頼感を損ねかねません。かと言って商談中でも構わず電話に出るようでは、悪い印象を与えてしまう可能性があります。

ビジネスマンイメージ

いつかかってくるかわからない電話を気にしながらでは仕事に集中できません。

また、1日に何件も電話がかかってくるようだと、どの電話が急ぎの電話なのか、自分一人では判別できません。

そこで、自分に代わって電話対応をしてくれ、折り返しの要不要や優先度を教えてくれる電話代行サービスの利用がおすすめなのです。

レンタルオフィスと電話代行を合わせて利用するメリット

研修を受けたプロが電話に対応

電話代行イメージ

電話代行サービスは接客研修を受けた電話対応のプロが応対してくれます。電話口での対応が良ければ、その後の商談をスムーズに進められるでしょう。

取引先や顧客からは、確実に電話に出てくれる相手がいることで、ビジネスにおける信頼感が生まれます。

折り返しの優先順位が分かる

留守番電話に詳細な伝言があれば別ですが、「折り返し連絡ください」だけだったり、そもそも留守電に何もメッセージが残されていない時、どこから連絡すれば良いか、迷ってしまいますね。

電話代行サービスを利用すれば、電話の相手とその要件をしっかりと記録して、緊急度合いの優先順位まで教えてくれる会社もあります。

急いで連絡しなければならない相手が分かっていると、その後の時間の使い方も変わりますね。

電話代行サービス会社を選ぶポイント

自社の業種とマッチするか

電話代行サービスと一口に言っても、業種によって必要な対応の内容が異なります。

レンタルオフィスを利用する企業の場合、必要な対応は受信がメイン。ですので、コールセンターなど発信業務を得意とする会社よりも、受信業務を得意とする会社を探しましょう。

もちろん、会社によってはサービスを組み合わせることができますが、オプション対応になるとその分、追加費用も必要になります。

オペレーターの質

電話対応をしてくれるオペレーターの対応が、取引先やお客様からの印象を左右します。そのためオペレーターの対応スキルが、自社で求めているレベルなのか、電話の相手にマイナスの印象を与えないかもチェックしたいところ。

できることならオペレーターの受電対応を事前にチェックできるか、担当者に相談してみましょう。

対応日時・コール数

電話代行サービスは対応する時間帯と1ヶ月で対応するコール数によって、料金が変化します。

平日の朝から夕方までの時間帯は、どの会社も比較的低い料金を設定しています。夜間や休日など、一般的な企業の営業時間外に電話代行サービスを頼む場合は、オプション対応になるため、高めの追加料金が発生することもあります。

さらに、月の受信回数によっても費用が異なります。月に何件、電話を受けているのかを確認した上で、各社の契約コール数を確認しましょう。

基本料金に電話代行が含まれているレンタルオフィスCUBE(大阪)

大阪・梅田でレンタルオフィスサービスを提供している「レンタルオフィスCUBE」では、大阪市内に拠点を構えるレンタルオフィス会社では唯一※2021年8月3日時点編集チーム調べ 本サイトにて紹介しているレンタルオフィス会社の中で唯一オフィス利用の基本料金に電話代行サービスが含まれています

電話代行サービスは全国対応となっていますので、その特徴についてみていきましょう。

レンタルオフィスCUBEの電話代行の特徴

高い対応力を実現できるスタッフ教育

レンタルオフィスCUBEを運営する大阪エルシーセンターでは、オペレーターの人材育成に力を入れています。電話応対スキルはもちろんのこと、社会人としての敬語の使い方やビジネスマナーなど、基本から徹底して教育を行なっています。

入社1年間で独自の研修プログラムを履修し、その後もスタッフごとにスキルや対応レベルにマッチした研修が継続されています。

スタッフが一人で受電できるようになるまではおよそ半年。それまでは先輩スタッフがマンツーマンで指導。話し方や内容など、録音した物で振り返りながらスキルアップを図っているのです。

品質へのこだわり

CUBEでは、サービス向上の為のセミナー参加はもちろん、自社の受付業務をローテーションすることにより、実際のお客様の声を聞く機会を設け、要望の改善などを行なっています。

またシステム面では、CTIシステムと独自のオペレーションシステムでセキュリティと品質を向上しながら、業務の効率化を図っています。

CUBEでは「ただ電話応対をするだけ」というシンプルなものではなく、高いサービスを提供する為のこだわりを持ち、常に改善を続けています。また、クライアントに最適と思えるプランを利用してもらうため、コスト削減につながる提案も行なうなど、クライアントに寄り添った対応をしています。

こうして高いサービス品質を維持し、クライアントとの信頼関係を強化するため、業種によっては利用を断るケースもあります。それだけ、品質管理に責任を持っている会社と言えます。

サービス保証が自信の証

CUBEでは1ヶ月間のお試し期間でサービスに満足できなかった場合、初期登録料・会費・保証金をすべて返金する「サービス保障制度」があります。電話代行サービスは実際に利用してみないと良し悪しが分かりません。CUBEの電話代行サービスなら、対応の質や使い勝手などを1ヶ月間試してから、本格利用の判断ができるのです。

起業直後でコストを抑えたい方や、使ってみたいけれども電話代行サービスに不安を持っている方にとっては、リスクを負わずに安心して利用できるサービスです。

CUBEの「サービス保障制度」は解約手続きもシンプルで、FAXでの手続きが可能。

解約されるケースは少なく、サービス保障制度導入以降の継続率は98.8%(2021年9月時点 公式サイトより)を誇っています。気になる方はまず「お試し」から始めてみてはいかがでしょうか。

全額返金保証あり!
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レンタルオフィスCUBEの電話代行料金プラン

ライトプラン

  • 月間コール数:50回
  • 応対時間:平日9:00~18:00
  • 初期登録料:5,500円
    ※キャンペーン中は無料(期間不明)
  • 保証金(解約時返金):5,500円
  • 月額基本料金:11,000円

レンタルオフィスCUBEの
公式サイトで
ライトプランの
内訳を見る

スタンダードプラン

  • 月間コール数:100回
  • 応対時間:平日9:00~18:00
  • 初期登録料:5,500円
    ※キャンペーン中は無料(期間不明)
  • 保証金(解約時返金):5,500円
  • 月額基本料金:27,500円

レンタルオフィスCUBEの
公式サイトで
スタンダードプランの
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CUBEの会社情報

会社名 株式会社大阪エル・シー・センター
創業年月日 1948年11月1日
所在地 〒530-0001
大阪市北区梅田1丁目11番4-1100号
大阪駅前第4ビル11階
TEL 代表: 06-4799-9010
フリーダイヤル: 0120-688-992
フリーダイヤル
0120-688-992
対応エリア 全国
主要取引先 西日本電信電話株式会社
株式会社NTTマーケティングアクト関西
株式会社NTTコミュニケーションズ
株式会社日経アドエージェンシー
株式会社大塚商会
NECインフロンティア株式会社
など(順不同)