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独立・起業のためのレンタルオフィスの選び方

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レンタルオフィスを利用した独立・起業を検討する際、どのような点に注意して選べばよいのでしょうか。まずはオフィスの種類と、それぞれの特徴を紹介します。自分に適したオフィスを選ぶための参考にしてください。

まずはオフィスの種類を決める

レンタルオフィス会社では、さまざまなタイプの部屋やプランを提供しています。起業・独立を考えるにあたって、まずは「オフィスの種類」を理解し、どのタイプにするかを決めましょう。

種類1.バーチャルオフィス

バーチャルオフィスは、実際に部屋を借りるのではなく「住所だけ」をレンタルするタイプです。これは違法ではなく、今では一般的に知られた手法であり、多くの企業が利用しています。部屋を借りない分、費用を抑えられるのがメリットです。

全ての業務をリモートで行う会社や、一人起業の場合など、オフィスに集まって仕事をする必要性がない会社に適しています。

種類2.シェアオフィス

シェアオフィスは、自分用の個室はなく、広いオフィスを多くの会社と共同で利用するタイプです。「コワーキングスペース」や「オープンオフィス」とも呼ばれます。

多数のデスクと椅子があり、その中から空いているものを利用できる「フリーアドレス」形式での利用や、固定された特定のブースを借りる形式での利用も可能です。

他の利用者とのコミュニケーションができることや、人が大勢いる空間で仕事ができるといった、新しい刺激を受けられやすいなどのメリットがあります。

種類3.個室タイプ

一般的にレンタルオフィスというと、個室タイプのオフィスを指します。

個室と一口に言っても、仕切り方はさまざまで、天井近くは仕切られていない「オープンタイプ」や、完全に区切られた「クローズタイプ」があります。他の人の目を気にせず、集中して仕事をしたい人や、機密情報の管理に気を付けたい場合などに適しているタイプです。

レンタルオフィスで独立・起業する場合

さまざまなオフィス形態の中から、レンタルオフィスを選ぶ場合のメリット・デメリットを紹介します。

レンタルオフィスのメリット

レンタルオフィスには、デスクやコピー機、インターネット環境といった設備が整っているため、こうした備品を揃えるための初期費用を抑えられるというメリットがあります。また、管理費や水道光熱費も利用料に含まれていることが多いため、ランニングコストも削減することができるでしょう。契約期間も比較的柔軟に設定できるケースが多いため、人員の増減に伴う解約や移転にもスムーズに対処できます。

そのほか、都市部や主要駅の近くなど、利便性のよい立地にあることが多い点もレンタルオフィスの利点のひとつです。立地のよい住所を利用することは、取引先や顧客からの信頼度アップにも役立つでしょう。

レンタルオフィスのデメリット

レンタルオフィスでは、自由に内装を変えることはできません。また、共用スペースや簡易的に仕切られたスペースを使用するシーンも多いことから、情報管理やプライバシーの保護に注意を払うことが求められます。

また、会議室の利用やコンシェルジュサービスといったオプションを利用する場合は、追加料金を支払う必要があります。そのため、あらかじめきちんと計画を立てて費用を見積もっておかないと、予想外に費用が嵩んでしまうことも。

レンタルオフィス以外を利用する場合

続いて、レンタルオフィス以外のオフィス形態を選んだ場合のメリット・デメリットを見てみましょう。

自宅

自宅を使うメリット

自宅をオフィスにしてしまえば、保証金や敷金は0円。備品も既に自宅にあるものを流用することができるため、開業費用やランニングコストをかなり低く抑えることができます。

また、通勤の必要がない点や、家事などのプライベートな時間との兼ね合いが取りやすい点も大きな利点のひとつです。業務にあてる時間帯も、他のオフィス形態に比べてフレキシブルに設定することができるでしょう。

自宅を使うデメリット

自宅をオフィスに使うデメリットには、自由な時間に仕事を行えるぶん、仕事とプライベートの線引きがしにくいという点が挙げられます。家族と暮らしている場合は、業務を妨げないための理解も得なければならないでしょう。

また、「外部に自宅の住所を公開する機会が増える」「一等地にオフィスを構えている場合に比べ、取引先や顧客の信用を得にくい」といったネックも。そのほか、自宅が賃貸住宅である場合は、開業そのものが不可能なこともあります。

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスのメリット

「仮想」のオフィスであるバーチャルオフィス。敷金・礼金が不要であり、大規模な設備を揃える必要もないため、費用負担を大幅に抑えることが可能です。手続きも簡単に済ませることができるので、開業までの期間も短縮することができるでしょう。

また、バーチャルオフィスには、「一等地の住所を名刺やホームページに記載できる」というメリットも。地方の住所を記載する場合に比べて顧客や取引先の信用を得やすく、ビジネス上の優位性を確保することができます。

バーチャルオフィスのデメリット

宅建業や士業のように実在する事務所を構える必要がある業種の場合、バーチャルオフィスを利用しての開業は困難です。なお、これらの業種以外の場合も、業務や顧客対応に必要なスペースは別に確保しなければなりません。

また、信用性の高い一等地の住所を記載できる一方で、「取引先や顧客に検索された場合、バーチャルオフィスであることが明らかになってしまう」というデメリットも。相手の考え方によっては、信用から一転して大きなマイナスイメージを持たれてしまう可能性もあります。

コワーキングスペース

コワーキングスペースのメリット

コワーキングスペースには、「多種多様な業種の人と交流できる」という独特のメリットが。時には、偶然の出会いが新たなビジネスチャンスやオープンイノベーションに繋がることもあるでしょう。法人登記ができるサービスを設けているコワーキングスペースを利用する場合、会社の拠点として一等地の住所を記載することも可能です。

また、人数に合わせて必要な席数だけを借りることができるため、無駄が出にくいという利点も。スタッフの増減に合わせて、より柔軟な運用が可能です。

コワーキングスペースのデメリット

オープンな作業場に多くの人が集うコワーキングスペースには、「ノイズが発生しやすく、業務に集中しにくい」「一人ひとりの作業スペースが狭いことがある」といったデメリットがあります。また、他の利用者との距離が近い分、荷物や情報の管理には常に細心の注意を払わなければなりません。

オフィスビル(賃貸オフィス)

オフィスビルのメリット

一般的なオフィスビルや貸事務所を利用するメリットのひとつに、内装を自由にアレンジできる点が挙げられます。来訪者に企業としての個性をアピールすることや、従業員のモチベーションを高めることにも繋がるでしょう。

警備会社と提携しているオフィスビルも多いほか、関係者以外の人が頻繁に立ち入ることも考えにくいため、盗難や情報漏洩のリスクも比較的低いと言えます。

オフィスビルのデメリット

最大のデメリットは、入居のハードルが高い点です。賃料に加えて多額の敷金がかかるほか、業務に必要な備品の購入やネット環境の整備もすべて一から行わなければなりません。よほど資金に余裕がある場合を除き、独立起業時の選択肢としてはあまり現実的ではないでしょう。

レンタルオフィスを選ぶ際に確認すべきポイント

どのレンタルオフィスを利用するか、具体的に選ぶ際に、確認すべきポイントを解説します。インターネットでレンタルオフィスを探すときや、内見をするときの参考にしてください。

法人登記は可能か

多くのレンタルオフィス法人登記に対応していますが、100%ではないため確認しておきましょう。

選択するプランによって、法人登記に対応していないことがあるのです。チェックの際には、レンタルオフィスの公式サイトや会社案内などに「法人登記可」などの記載があるかチェックしましょう。

アクセスは良好か

来客が多い業種の場合、レンタルオフィスのアクセスが良いかどうかは重要なチェックポイントです。クライアントの視点に立つと分かるように、サービスの品質が同じ場合は、近い方(移動コストが少ない方)を取る方が多いためです。

また、現状は来客がほとんどないとしても、自分や社員にとってアクセスが良いかも大切です。独立・起業すると、オフィスまでの交通費を「会社が出してくれる」というわけにはきません。経費になるとはいえ、実際に出費するのは自分のお金や、自分の会社のお金です。交通費に無駄なお金や時間をかけないような場所を選びましょう。

そのためにも、駅から近いかどうかだけでなく、駅の規模や路線の数なども確認してください。

設備やサービスは十分か

自社の業務に必要な「設備」と「オプションサービス」が備えられているかどうかをチェックすることも重要です。仕事の内容に合わせて、机や椅子、複合機、Wi-Fi、会議室などの基本設備の有無を確認しましょう。

設備の有無だけでなく「質」もチェックすることが重要です。例えば、椅子の座りごこちが悪ければ、仕事の能率が下がるかもしれません。

会議室はあっても、数や規模が十分かどうかを確認する必要があります。会議室の数が少なくて、いつも満室の状態だったり、狭すぎたりすることはないでしょうか。

また、郵便物の保管や、秘書サービス、受付代行サービスなどのオプションの有無と内容も、よく確認しておくことで仕事の効率が変わってくるはずです。

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