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フリーランスならレンタルオフィス？オフィス選びのポイントまとめ

好きなときや場所で仕事をしているフリーランスですが、その働き方は多様性を増しています。以前にも増して一般的な働き方になってきており、オフィスを借りて働く人も少なくありません。いったいどのような場所を利用しているのか、フリーランスのオフィス選びについてご紹介します。

フリーランスがオフィスを構えるにあって最低限必要なもの

フリーランスがオフィスを構えるとすると、どのようなものが必要になるでしょうか？業種によって異なる部分はありますが、一般的に必要とされるものを見てみましょう。

デスク、チェア

パソコンを使って仕事をすることがほとんどですので、パソコンデスクやチェアが必要です。フリーランスの働き方をされる方には、モノを作ることが必要な方もおられるでしょう。ハンドメイドの物を作ったり、建築士が模型を作ったりする場合です。その場合には作業台が必要になります。

パソコン、周辺備品

作業に必要なパソコンや周辺機器が必要です。インターネット環境を整えるのに必要なルーターなどの電子機器も必要になります。

電話

クライアントとのやり取りに必要です。スマートフォンがあるので、LINEでのやり取りを求められるケースも多いかもしれませんが電話は必要です。場合によっては、FAXを設置しておくことも求められるケースもあります。

名刺

WEB上でポートフォリオを制作することもできますが、紙の名刺があると実際にクライアントと会うときに手渡せるため用意したほうが良いです。

フリーランスが構えるオフィスの例

フリーランスがオフィスを構えるときに、どのような方法を取っているのか見ていきましょう。

1．自宅をオフィスにする

自宅をオフィスにするケースです。フリーランスの多くが自宅兼事務所として働いており、固定費が削減できる方法です。

デメリットとして住所や電話番号が外部に漏れてしまう危険性があります。ハンドメイドのものを売買しているなど不特定多数と商品のやり取りをするなら特に注意が必要です。

また別の点として、個人事業主として自宅を事務所に登録できるのですが、法人の場合には大家さんに確認が必要です。法律上は問題がなくても法人登記の可否に関する記載が契約書に含まれていることがあります。賃貸なのであれば、法人登録をする前に大家さんに確認しておきましょう。

2．バーチャルオフィスで手軽なオフィス

バーチャルオフィスを利用するという方法もあります。オフィスの実態はなくても、住所や電話、郵便のサービスを利用できます。住所や電話番号があるので、郵便物の受け取りができたり電話応対してもらえたりできるのです。

郵便物があるならば、バーチャルオフィスの住所を経由して、自宅に郵便物が届くことになります。実際に部屋をレンタルできるサービスを提供しているケースもあります。その場合、面談のために会議室を利用や、来客対応なども可能です。オプションによっては、レンタルオフィスのような活用も可能です。

料金は追加するオプションによって異なりますが、数千円から1万円ほどで利用できます。

デメリットとして、荷物が届くのが遅く、建物が存在しないことがあります。移転するリスクもあるので、法人登記の住所にするのには懸念されることもあるのです。

3．シェアオフィスは複数の利用者

シェアオフィスは複数の利用者がスペースを使っているので、格安でオフィスを利用できます。ネット回線があり会議室やOA機器なども利用できるので、初期投資を抑えてオフィスを用意できるでしょう。

希望するならば、固定電話が設置や法人登記にも対応も可能です。シェアオフィスの場合には、デスクなどをシェアしているオフィスや、デザイナーズ空間を提供しているようなデザインに凝ったオフィスもあります。

スペースを共有しているため、格安な場合が多いのですが、機密情報の取り扱いが難しいことなどがデメリットです。また、ルールや決められていないとマナーの悪い利用者がいると集中できないことがあります。

料金の目安は、共有スペースであれば1万円程度から利用できます。また会議室を利用できるようなプランでは、数万円のプランもあるのです。シェアオフィスが提供しているオプションから選択可能です。

4．カフェのようなコワーキングスペース

コワーキングスペースというのは、カフェのようなオープンスペースを利用できるサービスです。スペースを使ってイベントを開催したり、他の利用者と交流をしたりしてコミュニティーの場としても活用できます。フリーランスだけでなく、ビジネスマンや学生が利用することも。コーヒーなど設備を共有しているのも特徴です。

コワーキングスペースの場合には、共有スペースなので集中できるのかが懸念点となります。また自分専用のデスクはないので、作業スペースの確保も課題となるでしょう。数も多くないこともあるので、自分が利用したいタイミングで利用できない可能性もあります。

しかし、利用料金は低価格で、1日1000円ほどから利用可能なので、気軽に利用しやすいスペースだと言えるでしょう。

5．低価格なレンタルオフィス

レンタルオフィスはデスクやチェア、文具やコピー機などを必要な道具とスペースを借りられるサービスです。オフィスの住所や電話番号を利用したり、電話代行サービスを提供していたりします。自分のデスクや個室があるので、共有スペースでは集中しにくい方でも利用しやすいでしょう。

月極で使用料を支払うのですが、ドリンクやお菓子のサービスを利用したり、格安で会議室を利用できたりもします。オプションサービスや立地によって費用は異なりますが、月5万円ほどが相場です。

オフィス環境を選ぶときに考えたいポイント

フリーランスがオフィスを構えるときに大切なのは、どのような環境で仕事をするのかということ。オフィス・スペースの利用形態によってメリット・デメリットがあるのは当然ですが、どのようなポイントを考慮してオフィス環境を選ぶと良いのか見ていきましょう。

1．作業スペースの確保

作業スペースとして、自分のノートパソコンの他にもペンタブやセカンドディスプレイを設置したいこともあるでしょう。また、参考書や資料を広げながら仕事をするという人もいるはずです。この場合、コワーキングスペースのように、自分のデスクがないならば希望する環境で仕事はしづらくなります。

利用する前にどのようなデスクがあり、使える作業スペースはどのくらいの広さなのか確認しておきましょう。自分の好みの配置にしたい場合には、レンタルオフィスのように個室を使える方をおすすめします。

2．セキュリティレベルの高さ

オープンスペースで作業をする場合、守秘義務のある業務を行えない問題が発生します。他の人から覗き見られる可能性や共有のネットワークから個人情報を抜き取られたりする可能性があるためです。誰でも簡単に利用できるのはメリットですが、セキュリティ対策をどの程度しているのか確認することが必要です。

個室空間なのか、シェア空間なのか自身の業務内容に合わせて、選びましょう。

3．BGMの大きさ

作業オフィスをレンタルする場合、個室で無い場合には作業BGMが流れている可能性もあります。そのため、少し物音がすると集中力が途切れてしまう人もいれば、ある程度雑音がある方が集中できる人もいます。仕事にどれほど集中できるのかに大きな影響を与えるので、どのような音がしているのか確認しておきましょう。

4．プランの料金

賃貸契約のマンションの場合には、法人登記ができないケースがあります。そこで、レンタルオフィスを利用した場合でも、オプションを充実させることで、賃貸マンションと料金が変わらないほどになり、お得とは言えない状態になることも。コワーキングスペースなら月額、日額など時間に合わせて料金が設定されていることもあります。自分がオフィスを利用する時間を計算しておき、自分に合ったプランがあるのか確認しましょう。

5．必要なオプション

法人登記に必要な住所をレンタルできるのか、また電話番号を使えるのかなどオプションサービスをチェックしてみましょう。自分の業務に必要なオプションを考えておき、利用可能なオプションとその価格を調べます。

紹介した5つのポイントを押さえて作業場所を探すことで、自分に合った集中しやすいオフィスを選択できることでしょう。また、このサイトでは作業場所をレンタルしてくれる会社を紹介しているので、すでに興味のある会社がいる場合は、ぜひ比較検討の参考にしてみてください。