レンタルオフィスの4つの選び方
レンタルオフィスの選び方の基準について解説します。
レンタルオフィス選びのポイントは様々
一人企業や、ちょっとした支店を出すときにも便利なレンタルオフィス。しかし、レンタルオフィスは業者もサービスも様々…どのような点に着目して選べばよいか迷いますよね。
一番気になるところは、やはり月額の費用。特に起業したばかりの人にとって、費用は最も重要なポイント。せっかく営業活動を始めても、レンタルオフィスの出費のために赤字になってしまっては、意味がありません。
しかし、費用ばかりに気を取られていると、本業であるビジネスに悪影響を与える可能性もあります。
レンタルオフィスを選ぶには、様々なことをチェックしなければいけません。そこで、このカテゴリでは、レンタルオフィスを選ぶ際にチェックしたいポイントを、4つにまとめました。
4つのポイントからレンタルオフィスを選ぼう
オフィスの選び方を立地・サービス・設備・費用の4つに分けて紹介します。
立地がビジネスの成否を握る
どんな立地条件のレンタルオフィスが良いか解説しています。
立地が営業活動に影響のないビジネスもありますが、通常はお客さんとの関わりの中で、またはビジネスの効率性の中で、立地はとても重要になります。
サービスを活用しよう
レンタルオフィスに、どのようなサービスがあると良いかを解説しています。
オフィスという箱だけあっても、ビジネスはできません。サービスがあってこそ、仕事は効率化されます。
ビジネス利用に必要な設備
ビジネスに利用するのに、必要な設備を紹介しています。
レンタルオフィスとはいえ、ビジネスである以上、お客さんの来訪もあるでしょう。必要な設備を把握し、快適なオフィスを目指しましょう。
費用の考え方
レンタルオフィスの基本料金に含まれるべきサービスを紹介しています。
レンタル料金は、大きく分けて、基本料金とオプション料金とに分かれます。一見、基本料金が安くても、オプション料金の影響で、長期的には出費が高くなることもあるので、妥当な費用のレンタルオフィスを選べるようにしましょう。
以上4点の他に、各ページでは、大阪でオススメのレンタルオフィスも紹介しています。
その他にもチェックしておきたい11のポイント
上記で紹介したポイントの他に、会社の事業内容によっては確認した方がよいポイントを紹介します。
すべての条件が完璧にそろうレンタルオフィスが見つからなくても、自分の会社にとってはどの点を重視すべきか、「優先順位」を考えておきましょう。
1．法人登記の可否
株式会社などの法人としての起業を考えている場合、レンタルオフィスの住所で「法人登記」ができるかどうかチェックしてください。
シェアオフィスやバーチャルオフィスでも、法人登記に対応していることが多いですが、プランによっては、法人登記できないことがあります。
「法人登記可」のプランの方が、料金が高いことが多いので、確認しておきましょう。
2．郵便物の転送サービスの有無
届いた郵便物を、自宅など別の住所に「転送」するサービスを提供しているレンタルオフィスもあります。
オフィスに行く機会が少ない人や、バーチャルオフィスとして法人登記する住所だけをレンタルする場合に、必要になるかもしれません。
また、1度の転送にかかる手数料を確認し、毎月の郵便物の量を考慮して、転送サービスに毎月どの程度のコストがかかるのか、計算することも大切です。
3．受付対応サービスの有無
レンタルオフィスのオプションとして、「受付業務」をお願いできるかどうかを確認しましょう。
来客が多い会社なら、取引先の印象を良くするため、「対面」での受付を用意しておきたいといった考えるもあるでしょう。現在は必要ないと感じても、将来的に必要になった場合に、オプションとして追加できないと困る可能性も。
すぐに利用するかどうかは別として、オプションとして用意されているかどうか、念のため確認しておきましょう。
4．秘書・電話対応サービスの有無
受付対応以外にも、さまざまな業務を代行してくれるオプションが用意されているレンタルオフィスがあります。「電話対応」「FAX」「データ入力」などの秘書業務は、レンタルオフィスに代行してもらわなくても、専用の秘書代行サービスにお願いすることも可能です。
とはいえレンタルオフィスの秘書サービスは、急なお願いでも対応してくれることが多いので、あると便利なサービスだと言えるでしょう。
5．会議室の有無と数
オフィスとは別に「会議室」のレンタルも可能かどうか確認しましょう。
例えば、会議室の規模感やモニター、ホワイトボードなどの設備が、どの程度あるかを確認です。
また、十分な数の会議室があるかどうかも確認してください。会議室が少なく、いつも使われていて、ほとんど使用できない状況になると、業務に支障が出てしまいます。
会議室は多くの場合、利用する前に予約が必要ですが、その手順も確認しておきましょう。そうすることで、予約しにくい、使いにくいシステムになっていないかどうかが判断できます。
6．ラウンジなどの共有スペースの有無
自分が借りる部屋やデスクに付属して、無料で利用できるラウンジなどの「共有スペース」がある方が便利なことがあります。
少し気分を変えたい時に一人で使ったり、有料の会議室を借りるほどでもない簡単な会話をしたり、さまざまな使い道があります。
共有スペースにフリードリンクはあるか、ソファなどの座り心地はどうか、窓からの眺めは良いかなど、共有スペースの快適さもチェックしておきましょう。
7．アクセスの便利さ
お客さんに訪問してもらうことが多い場合、オフィスまでの「アクセスの良さ」を確認しておくことが必要です。
最寄りの駅には、何本の路線が乗り入れているでしょうか。車での来客を想定している場合、駐車場の利用が不便だったり、車が入りにくい狭い道だったりと、客足が遠のくようなマイナス面がないか確認しましょう。
またアクセスの良さは、自分自身と社員の使い勝手にも影響します。営業で出かけることが多ければ、アクセスの良さが仕事の効率に影響することもあるでしょう。社員が通勤しやすいことは、職場環境の改善と、離職防止にも関係する要素です。
8．セキュリティ対策の質
機密情報を扱うといった「セキュリティ」が重要なビジネスの場合、その点で十分な対策ができるオフィスかどうかを確認しましょう。
仕切りがあっても、完全個室になっていない「オープンタイプ」のレンタルオフィスでは、セキュリティ対策が十分に取れない可能性があります。
完全個室であっても、しっかり施錠ができるかどうか、ビル自体のセキュリティはしっかりしているかなどもチェックすべき項目です。
防犯カメラ、警備員などの基本的なセキュリティが十分かどうかを見ておいてください。隣の部屋や通路から、どの程度まで声が漏れてくるかも確認しておきましょう。
9．空調を個別で調整できるか
「空調のタイプ」も確認すべきポイントです。
空調設備は、ビル全体で一括管理する「セントラル空調」と、オフィスごとに独立している「個別空調」の2種類があります。
個別空調タイプのレンタルオフィスは、基本的に完全個室になっていて、料金が高めに設定されていることがほとんど。ただ、個別で調整できるため冷房が効きすぎるのが苦手な人や温度差で体調を崩しやすい人に配慮できるのが魅力です。普段、仕事をするうえでの「快適さ」に影響するので、必ず確認しましょう。
10．管理会社の質
レンタルオフィスを管理している会社の「実績」や「評判」なども確認しておきましょう。
実績の浅い会社だと、ノウハウが蓄積されていない可能性があり、セキュリティ面でも不安があるかもしれません。
管理会社の信用は、その後も長期間にわたってそのレンタルオフィスを利用できるかどうかに関係してきます。管理会社の概要や口コミ情報などを、事前に確認してください。
11．他の入居者の質・ビルのイメージ
ビル全体のイメージは、自分の会社のイメージに少なからず影響を与えます。
ビルのあるエリアのイメージだけでなく、他にどんな会社が利用しているのか、確認しておきましょう。
過去に入居していた会社の質についてもできるだけ確認し、裁判や犯罪などのトラブルなどを起こしていないか調べておくことも重要です。
来客に対するイメージや信用が必要な業種であれば、特に注意してチェックしましょう。
オフィスとしての機能だけを求めるなら、あまり関係ないかもしれませんが、自分のモチベーションに良い影響を与えるイメージのビルで働くことは、仕事の能率や業績に影響するかもしれません。
