レンタルオフィスでのテレワークと生産性

多様なワークスタイルが普及しつつある昨今、レンタルオフィスをテレワークに活用する動きも見られます。その中で、働き方の変化はあっても、業務効率化と生産性の向上は可能なのか、という点は考慮しなければなりません。

ここでは、レンタルオフィスのテレワークで生産性を上げる方法と、反対に生産性が下がってしまう要因について解説しています。

レンタルオフィスのテレワークで生産性を上げる方法

レンタルオフィスのテレワークで生産性を上げる方法について解説していきます。。

環境の整ったレンタルオフィスを選ぶ

テレワークで生産性を上げる方法の1つは、環境の整ったレンタルオフィスを選ぶこと。施設内に机や椅子、キャビネット、什器、備品、空調、セキュリティシステム、ラウンジ、ミーティングルーム、個室が備えられているなど、ビジネスに必要なオフィス環境が充実していれば、仕事に集中しやすく、業務を効率よく行うことができ、生産性を上げやすくなります。

また、駅近であることや周辺にお店が多いなど、アクセスの良さと周辺環境の利便性を備えていれば、よりいっそうレンタルオフィスでのテレワークがしやすくなり、生産性は高まるでしょう。

報連相の重視

報連相は、「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとった定番のビジネス用語です。普段働く職場でも大切なことですが、テレワークにおいても生産性を上げるために重要なポイントとなります。

同じ空間にいないことで、相手の顔や挙動が見えず、今何をしているのか、困っているのか順調なのか、ということがすぐにはわかりません。ちょっとした内容であっても報連相を通してコミュニケーションを取り、自身の状況を正確に伝えることが、自分も相手もストレスなく働く助けになります。

単純なスキルのように思えますが、社員1人ひとりが報連相のスキルを身に着け、上手に活用することで、社内の情報伝達や共有がスムーズになり、何かトラブルが発生しても、速やかに問題を解決して、社内の業務効率を上げることができます。

セルフマネジメントを行う

セルフマネジメントとは自己管理能力の事を指し、文字通り自分で自分を管理することです。仕事を進めていくうえで必要なスケジュールや段取り、時間の管理、自身のメンタル、健康状態をも含めて、仕事に関わる様々なファクターを自己管理します。

セルフマネジメントの目的は、単に“自分の事は自分でやる”という表面的なものではなく、自ら仕事の目的意識や明確な指針を掲げ、セルフマネジメントを通して目標達成に向かっていく意識を持つことが重要です。

高いセルフマネジメント能力を身に着けることができれば、限られた時間とリソースを最大限に活用して、それぞれの仕事で高パフォーマンスを発揮することができます。結果、業務全体の効率性・生産性の向上が可能になるのです。

人事評価をクリアにしておく

続いては管理者目線としての内容です。人事評価は、社員の仕事ぶりや成果、業績、能力、将来性などを評価する制度です。この人事評価に基づいて給与・賞与・昇進の決定が行われ、各従業員の待遇が決まります。テレワークの生産性向上を図るうえで、人事評価をクリアにしておくことはとても重要です。シンプルで分かりやすい、かつ公平性と納得性の高い明朗な人事評価制度を整備すれば、社員のモチベーションとパフォーマンスが高まり、生産性向上や効率化にもつながります。

テレワークで生産性が下がる要因

一般にオフィス勤務とテレワークでは、テレワークの方が生産性が低いといわれています。ここでは4つのポイントをまとめました。レンタルオフィスのテレワークを導入するにあたって、ぜひ留意しておきましょう。

仕事時間が増えてしまう

テレワークでは、オフィス勤務のように、会社側による合理的な勤怠管理や業務の進捗状況の確認が行いにくいので、その結果として、仕事をサボる人や、仕事をやり過ぎて(長時間労働)しまう人が出てくる可能性があります。

仕事をサボれば生産性が下がるのは言うまでもありませんが、長時間仕事してしまう人も、メンタル面や健康面でのセルフマネジメントが疎かになりやすくなります。疲労がたまって仕事ができなくなり、結果的に生産性を落としてしまう恐れがあるのです。

コミュニケーションが取れない

テレワークは基本的に1人で仕事をするスタイルです。そのため同僚や上司と顔を合わせる機会が少なく、面と向かって誰かに相談したり、情報交換する時間も少ないのが特徴です。その結果、社員間のコミュニケーション不足が慢性化し、いざトラブルや問題が起こっても、速やかに連携したり情報共有することができず、問題を円滑に処理することができないので、生産性の低下につながります。個人の成果を下げるというより、組織的なフットワークの軽さを失ってしまう可能性があるのです。

設備環境が充分でない

オフィス勤務の場合は、デスク、椅子、パソコン、ネットワーク環境、その他の備品に至るまで、初期状態で仕事に必要な設備環境が整えられていますが、働く場所が変わるテレワークの場合はそうではありません。

デスクやパソコンといった最低限の設備環境は備えていても、セキュリティ対策などの安全性や、高度で安定的なネットワーク環境を含めた種々のインフラなど、快適に仕事ができる設備環境は充分でないことが少なくありません。設備環境が十分でないと、業務効率性は下がり、生産性も低下します。

会社のルール整備が充分でない

社内ルールを充分に整備しないままテレワークを導入した場合も、生産性の低下につながる可能性があります。例えば、テレワークにおける人事評価制度の内容が曖昧だったり、基準自体がなかったりすると、テレワークの社員は目標の設定が難しくなり、モチベーションが低下してしまうからです。社員の業績や仕事ぶりをどのような基準で評価するのか、テレワークに関する明確な社内規定を整備する必要があります。