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シェアオフィスとレンタルオフィスの違いがわかるように、それぞれの特徴を比較しながら解説。形態の特徴やメリット・デメリットについても述べています。さらに、最終段落では、従来から現在まで行われている一般的なオフィスの借り方、つまり「ビルのオーナーから賃貸オフィスを借り受ける方法」の場合との、費用についての違いをまとめました。
自分にピッタリのシェアオフィスやレンタルオフィスを見つけるために、ぜひ参考にしてみてください。
シェアオフィスを取り扱っている運営会社は多数あるので、一概に特徴を確定要素として説明することは難しいのが実情です。そのため、一般的に共有されている「シェアオフィスとはこういうものだ」というイメージについて説明していきます。まず、基本的にシェアオフィスは、壁で四方を囲まれた個別の空間にはなっていません。
もちろんドアがないため、鍵をかけることも不可能です。（ただ、個室とはいえないまでも個別のブース席のスタイルを採用している店舗はあります。）わかりやすく表現すると、「複数用意されているシート（席）を利用する」スタイルです。
また、「このシートは～さん専用のシート」というように決めて独占的に利用されるスタイルではなく、その時々で違う人に利用されるフリースタイルを採用している傾向にあります。
利用するには、独占的に利用できるようにあらかじめ月極の契約を結んでおく場合が一般的です。また、レンタルオフィスは、大きく分けると「完全個室」「半個室」の2つのタイプがあります。中には両方のタイプを取り扱っている会社や店舗もありますが、そうではない場合もあります。
完全個室タイプの場合は、四方の壁が天井まで届いており、ドアは鍵付きです。そのため、周囲の人々の話し声や雑音など、集中力のさまたげとなるような要素はかなり遮断されています。また、エアコンなどの空調設備が別個に設置されているため、室温管理なども比較的自由に調整可能です。
また、鍵がかかるということは、パソコンや書類を毎回持ち帰らなくても済む程度のセキュリティーが守られる状態をつくれるという意味です。もちろん、機密性の高い資料や書類、貴重品などが心配だという場合は、念の為持ち帰ったり、あるいは室内に金庫を設置して保管したりするのもよいでしょう。
隣のオフィスとのさかいに仕切りや壁が設けられてはいるものの、それが天井には届いていないため、周囲のさまざまな音は当然漏れ聞こえてくることになります。ですから、作業にしっかりと集中したいという場合は、あまり適していないといえるでしょう。
ただし、シェアオフィスと異なり、一応個別の空間が確保されている状態にはなっているので、ある程度のプライバシーは守られているといえます。しかし、ドアに鍵がついていない場合も少なくないため、貴重品を残したままその場を離れたり帰宅したりできるほどのセキュリティーはありません。
シェアオフィスとレンタルオフィスには、それぞれ素晴らしいメリットがあります。けれども、何事でもそうですが、メリットがあればデメリットもあるわけです。どのような、デメリットがあるのかあわせてみていきましょう。
ちなみに、シェアオフィスとレンタルオフィスにはその特徴が180度異なる性質があるため、メリット・デメリットがそれぞれ逆の形であらわれやすいという点も、おさえておきましょう。
それぞれがもつメリットの違いをみていきます。
レンタルオフィスと比較すると、賃料が安いのが一般的です。「個別のスペースを専有」するのではなく、「シートを複数人数で共有」するわけですから、賃料も比較的リーズナブルに設定されています。ですから、「開放的な空間で気軽に、そして低予算で仕事ができる環境を手に入れたい…」という人にとって、シェアオフィスはピッタリの形態だといえます。
「自分だけが使えるスペースを確保できる」というのがレンタルオフィスの最大のメリットです。鍵付きのドアがあるため、パソコンや書類などの荷物を置いたまま席をはずしたり、帰宅したりすることができるのも嬉しいポイントと言えます。さらに、レンタルオフィスには、オフィス家具やOA機器があらかじめ揃えられているため、普通の賃貸オフィスの場合のように大きな初期費用をかけず、低リスクでビジネスを速やかにスタートできるのも特徴です。
また、税理士や宅地建物取引業などをはじめとする一部の業種では、「開業するためには自分専用のスペースを持っていなくてはならない」という規則がありますが、レンタルスペースの場合は許認可を取れる場合が多いため、開業が可能です。
それぞれがもつデメリットの違いをみていきます。
セキュリティー面においては、優れているとはいえません。例えば、大抵の場合、フリーの無線LANを利用できる環境なのですが、その分ネットワークセキュリティが甘くなってしまいます。機密性の高いデータを扱う場合などは、利用をさけたいところです。また、レンタルオフィスと異なり、その施設の会員ではない人がその時だけ利用できる「ドロップイン」制度を導入している店舗もあります。そういったタイプのシェアオフィスでは、特に情報の管理を自己責任においてきちんとしておかねばなりません。
セキュリティー面は強いのですが、シェアオフィスと比較すると、どうしても賃料が高めになるのがデメリットです。
シェアオフィスとレンタルオフィスについて利用料金を比較すると、シェアオフィスのほうが料金は安く設定されています。シェアオフィスが「共有かつ、フリーアドレスのスタイルで利用されるシート」であるのに対し、レンタルオフィスが「四方の壁と鍵付きのドアで区切られた専有できる1～2坪のスペース」だと考えれば、理由はすぐに理解できるでしょう。
シェアオフィスやレンタルオフィスを利用する場合と、従来から現在でも続いている「賃貸オフィスをビルのオーナーなどから借り受ける場合」にとを比較すると、かかるコストの額やその内訳に関して、どのような違いがあるでしょうか。ここでは、特に大きな差が目立つ「初期費用」に焦点を当ててみていきます。
※運営会社が採用している方法や物件ごとに設定は異なるので、「一例として」あるいは「一般的な傾向として」参考にしてください。
賃貸オフィスの場合、特に経済的な負担となるのが、初期費用です。特に、独立起業して間もない人にとっては、精神的な負担の原因にもなりえるような金額になってしまいます。その人にとってみれば、これから始める事業が、安定して収益を出せるようになるかどうかについて、まだ見通しを立てられない時期だからです。そのような時期に、賃貸オフィスの場合に必要になるような高額の初期費用を支払うのは、リスクがあまりに高いといえます。
具体的な内訳としては下記のような内容です。
合計すると、およそ6～15ヵ月分の賃料に相当する金額になります。さらに、内装費用がかかる場合はさらに数十万円以上、そしてオフィス家具やOA機器などを自分で購入してそろえなくてはならないので、それも考慮にいれておかなくてはなりません。
必要となるのは保証金や敷金にかかる数万円、そして入会金（3万円程度）を合計した金額になります。
こららの違いを踏まえた上でシェアオフィス・レンタルオフィスのどちらが、自身の使い方に合っているのかを検討しましょう。