レンタルオフィスのセキュリティ対策はどのようなもの？

起業・独立する人の中で、レンタルオフィスを利用する人も増えています。駅などからアクセスしやすく業務に必要な用具類があることなど、多くのメリットがあるためだと考えられます。その一方で、複数の人が利用していることから、セキュリティ対策は行われているのかと疑問に思われる方も少なくないはずです。この記事では、レンタルオフィスで行われているセキュリティ対策を紹介します。

レンタルオフィスのセキュリティ対策は2種類

レンタルオフィスでは一般的なオフィスと同様に、物理的セキュリティ対策とネットワーク上のセキュリティ対策をしています。人の出入りに関する物理的なセキュリティ対策と、インターネットのアクセスに関するネットワーク上の対策です。

物理的セキュリティ対策

物理的セキュリティ対策を見ていきましょう。

対策1．防犯カメラ

レンタルオフィスの出入り口や部屋全体に設置されており、不審者がいないか記録しています。常に記録しているので、万が一のときには後から確認可能です。

対策2．受付

受付担当者がエントランスにいるので、外部からの来客対応をします。そのため、人の出入りをチェックしているので、不審者対策ともなっています。もし自分が席を外しているときに、来客があったときには対応してもらい、戻ったときに詳細を聞くことができるでしょう。

対策3．オートロック

利用者にはカードキーや指紋認証があるので、扉の開錠には鍵を利用します。部外者が侵入できないようになっています。

対策4．警備員

レンタルオフィスを契約している警備会社の警備員が防犯チェック。エントランスやフロアで巡回していたり、異常の際にはすぐに駆け付けます。不審者が侵入してきた場合でも、警備員に対応を依頼できるので安心です。

対策5．ロッカー

自分の私物を保管するためのロッカーがあります。貴重品を入れておくことができ、機密書類など、席を外す際に保管しておける対策がされています。

対策6．キャビネット

会社の書類や個人情報などを保管しておくためのキャビネットの設置。ロッカーには保管できない大きなサイズの資料も、キャビネットに保管することでセキュリティが向上します。

ネットワークセキュリティ対策

多くのレンタルオフィスは、Wi-fiを使ってインターネットを接続します。では、ネット環境にはどのようなセキュリティ対策がされているでしょうか？

対策1．SSIDと暗号化キー

無線LANに接続するときには、利用者ごとにSSIDと暗号化キーを用意。そのキーを利用している人のみがアクセスできる環境になっているので、部外者が同じ無線LANを利用することはありません。

利用者がLANを共有している場合でも、公衆無線LANとは異なりオフィスの利用者のみがアクセスしているので安全性は高め。もちろん悪意のある利用者がいる可能性は否定できませんので、ログイン情報などを入力するときにはSSL通信を利用しておきましょう。

対策2．ファイルとプリンターの共有ネットワーク

パソコンによってファイルとプリンターの共有がオンになっていることもあります。同じLANを利用している人が、ファイルの内容を参照できてしまうので、ファイルとプリンター共有の設定をオフにしておきましょう。

ファイルとプリンターの設定をオフにしておけば、他の人からファイルにアクセスされることはありませんので安心できます。

ネットワークセキュリティ対策として、SSIDや暗号化キーがあるオフィスであれば、ネットワークセキュリティ対策ができているオフィスと言えます。レンタルオフィスを利用することを検討しているなら、上記のポイントを考慮しておきましょう。

情報漏洩に要注意

レンタルオフィスを利用する際は、情報漏洩の防止にも注意を払う必要があります。よく話題となるのは個人情報の漏洩ですが、時には機密事項の漏洩が発生することも。一度情報漏洩が発生すると、企業としてのイメージや信頼度は大きくダウンしてしまいます。

内部要因と外部要因がある

情報漏洩が起こる原因は、外部要因と内部要因の二つに大別することができます。このうち、外部要因は不正アクセスやサイバー攻撃といった第三者からの攻撃のことを、内部要因は誤操作や置き忘れといった意図しないヒューマンエラーのことを指しています。

紛失や誤操作などが多い

株式会社東京商工リサーチの調査（※1）によれば、2020年に上場企業で発生した情報漏洩・紛失事故103件のうち、もっとも多かった原因は「ウイルス感染・不正アクセス」（51件）。次いで、「誤表示・誤送信」が32件、「紛失・誤廃棄」が14件という結果となりました。

また、2018年にJNSA（NPO日本ネットワークセキュリティ協会）が行なった調査（※2）では、情報漏洩の原因のうち半数以上を「紛失・置き忘れ」と「誤操作」が占めているという結果に。情報漏洩の多くが、内部要因によって引き起こされていることが分かります。

参照元：※１　東京商工リサーチ「上場企業の個人情報漏えい・紛失事故」調査（2020年）（http://www.tsr-net.co.jp/news/analysis/20210115_01.html）

参照元：※２　[PDF]JNSA（NPO日本ネットワークセキュリティ協会）情報セキュリティインシデントに関する調査結果（2018年）（https://www.jnsa.org/result/incident/data/2018incident_survey_sokuhou.pdf）

オフィスでしておくべき対策

情報漏洩のリスクは、事前の対策によって減らすことが可能です。ここからは、具体的な対策の方法や、注意するべきポイントについて解説します。

保有する情報を全て把握しておく

まずは、現在自社が保有している情報・資産の種類と内容をすべて明らかにしておきましょう。ここで言う「情報・資産」には、紙や記録媒体に保存されている情報はもちろん、クラウドサービス上で管理している情報や、企業にとって重要な知識を有している人物といった形のないものも含みます。

情報や資産を洗い出す際には、その情報の具体的な所在や、管理責任者が誰なのかも併せて確認します。これらを把握しておくことで、万が一の事態にもよりスムーズに対処することが可能となるでしょう。

資産管理に問題はないか確認

次に、情報や資産の管理体制の見直しを行います。次のような点に着目し、情報漏洩のリスクの多寡を今一度チェックしましょう。

• 社員や来訪者の入退室の記録をつけているか
• 会議室での会話内容が、外に筒抜けになっていないか
• 紙や記録媒体に保存されている情報について、不正持ち出しの危険はないか
• 情報へのアクセス権限は適切か
• メール等の誤送信・誤操作を防止するためのルールを設けているか
• 社外への情報の持ち出しについて、ルールを設けているか

例えば、入退室の記録が保存されていないと、有事の際に原因の特定が困難となってしまいます。また、紙媒体の資料や記録媒体に保存された情報を保管する際は、「鍵付きの棚や資料室、金庫での管理を行う」「不要になった資料は随時シュレッダーにかける」など、不正持ち出しや紛失を防ぐための工夫が必要です。

セキュリティシステムの導入も考える

管理体制が心もとない場合は、防犯カメラなどのセキュリティシステムを導入し、情報漏洩対策・防犯対策の強化を図るのも手です。具体的なセキュリティシステムやグッズの例には、次のようなものが挙げられます。

• 防犯カメラ…死角となる位置に設置することで、外部からの侵入者や内部での不正を抑止します。
• セキュリティ錠…不審者の侵入を抑止します。暗証番号を入力するタイプのセキュリティ錠では、鍵やカードキーを紛失するリスクも低減することが可能です。
• 金庫…火災や盗難から、大切な資産を守ります。より安全性の高い静脈認証を採用しているものや、「金庫ごと盗む」「ドリルで破壊する」といった乱暴な手口にも対応できる防犯性能に優れたタイプのものも。
• パーテーション…来訪者に資料やパソコン画面を見られたり、会議の内容が漏れ聞こえたりすることを防ぐ効果が期待できます。
• コピー予防用紙…コピーすると文字跡が残る特殊な用紙です。重要資料の不正入手や改ざんの防止に役立ちます。

パソコンのセキュリティ対策も必須

大切な情報資産を守るには、サイバーセキュリティ対策が欠かせません。しかし、単にウイルス対策ソフトを入れるだけでは、パソコンのセキュリティ対策は不十分。二重・三重の対策で、ウイルス感染や第三者による攻撃を未然に防ぎましょう。

ソフトウェアのアップデート

パソコンのソフトウェア(OSやアプリ)は、随時アップデートを行いましょう。アップデートによってウイルスや不正アクセスに対する脆弱性をカバーすることで、情報漏洩のリスクを低減させることができます。

プログラムの一部を修正・変更するアップデートはもちろん、プログラム全体を書き換えるバージョンアップや、ソフトの利用期間を延ばす更新も適宜行うことが求められます。

特に、セキュリティ対策ソフトのアップデートやバージョンアップ、更新は忘れずに行うよう心がけましょう。ソフトが古い状態のまま放置していると、新しく登場したウイルスやセキュリティ上の脅威に対処できなくなる恐れがあるためです。

パスワードは使いまわさない

悪意ある人物によって不正に入手されたパスワードやIDは、ブラックマーケット等で盛んに取引されています。パスワードの使い回しをしていると、ひとつのパスワードが不正入手された時点で、複数のアカウントが一度に乗っ取られてしまう事態を招いてしまうことに。例え面倒でも、パスワードはアカウントごとに必ず違うものを使用しましょう。

また、パスワードをより強固なものに変えることも大切です。特に、「誕生日」や「人物名」といったパスワードは、悪意のある第三者によって解読されてしまうリスク大。意味のある単語やフレーズの使用は避ける、大文字・小文字・数字・記号を織り交ぜるといった工夫で、パスワードの安全性を高めましょう。

まとめ

レンタルオフィスで行われている2種類のセキュリティ対策について紹介しました。ですが、レンタルオフィスによってセキュリティの対策は異なるもの。今回紹介した対策方法を念頭に、自身の業務内容にあった適切なレンタルオフィスを選びを心掛けましょう。