レンタルオフィスを使うときのマナーとは？

このページでは、レンタルオフィスを利用する人が守るべき「マナー」について説明しています。皆がマナーを意識することで、快適かつリラックスして過ごせる雰囲気のある空間づくりにつとめるのが、理想的です。そのために、特におさえておきたいポイントをみていきましょう。

レンタルオフィス内でのあいさつ

多くのレンタルオフィスには、完全個室タイプや半個室タイプからシェアオフィスのようなオープン・スペースまで、さまざまなタイプがあります。隣のユーザーとの間に、何の仕切りもないスペースを利用しているのであれば、相手とも目が合いやすいため、軽くあいさつをするようにしましょう。

また、同業者とちょっとしたコニュニケーションを持ちたいと考え、それが主な理由でレンタルオフィスを利用している個人事業主などもいるほどです。いざ自分自身がコミュニケーションを取るようにしたいと思った際にも、普段からあいさつをしておくことで、話しかける際のハードルも低くなるでしょう。

レンタルオフィスの雰囲気を居心地の良い

個室タイプを契約しているのであれば、顔見知りができたとしても、「個室の中だけが自分のスペースだから関係ない」と考え、あいさつなどを全くしない人もいるかもしれません。ですがその場合、暗い雰囲気がオフィスを包んでしまい、なんだか居心地の悪い空間だと感じる可能性もあります。

また、「今現在利用しているレンタルオフィスが、かなり静かで、なんだか声を出してあいさつしにくい」といった状況であっても、会釈くらいはしましょう。

共有スペースを使う際のマナー

セミナーやミーティング、あるいはクライアントに対応するスペースとして、会議室などの共有スペースが用意されているレンタルオフィスはたくさんあります。共有スペースは誰かが個人的に、あるいは一企業のみが契約して使うような専有スペースではないため、しっかりとマナーを守る必要があります。

会議室を使用する場合のマナー

会議室には、複数のデスクやチェアの設備がありますが、使用用途によっては現在の配置では使い勝手が悪いこともあります。そのため、デスクとチェアの配置を自由に変更して会議を行なうこと自体には何の問題もありません。

けれども、変更した配置を元に戻さず退出するのは、マナーの観点から問題があります。次に会議室を使う企業や団体が、もともとの配置で使う予定でミーティングを想定している可能性があるためです。皆が快適に共有スペースを利用できるよう、配置は元通りにしておくなど、各自が気をつけていくことが大切です。

備品などに関するマナー

ここまで、共有スペースの一例として会議室について中心的に説明してきましたが、共有スペースは他にもたくさんあります。応接室、ラウンジ、ロビー、受付、お手洗い、コピー機などの設備が置いてあるところ、さらに、レンタルオフィスによっては設けられている「自由に使える文房具が置いてあるところ」も共有スペースのひとつです。

ボールペンやハサミ、のり、ホチキス、パンチ、修正液など、充実したラインナップを用意しているレンタルオフィスもあります。これらの文房具は、決まった場所に整理して置かれているからこそ、利用者にとってはサービスとなっているわけです。便利さをキープするためにも、文房具を使ったら、元の場所にしっかりと戻しておくことがマナーとして求められます。

レンタルオフィスでの情報管理は大切

個人情報保護法が施行されるようになって以来、情報の取り扱いに対する慎重さが重視されています。共有スペースで、決して漏洩してはならない情報が記載された資料を使うこともあるでしょう。その場合、仮にその資料を置きっぱなしにしてしまうと、大きな問題に発展しかねません。

共有スペースは、レンタルオフィスの利用者にとって大変便利なスペースですが、マナーの観点からも、そして情報の取り扱いの観点からも、常に一定の注意を払うことが必要です。重要な情報に関しては、必要なときだけ表に出し、それ以外はしまうようにしておきましょう。

また、他の利用者からしても重要な資料が散らかっていると、ヒヤヒヤしてしまいますし、「目にしてはいけない」という思いから対処に困ってしまうものです。

利用者全員ができるだけ、心地よく利用するためにもマナーを守って行動しましょう。