レンタルオフィスで審査に落ちる原因と対策
レンタルオフィスを利用するためには、まず審査を受ける必要があります。そもそもなぜ審査が必要なのかという基本と、審査に落ちる原因・対策を解説します。入居までの流れも紹介しますので、参考にしてみてください。
なぜ審査をするのか
そもそもレンタルオフィスを利用するために審査が必要なのは、なぜなのでしょうか。
レンタルオフィスでは、他の多くの利用者と住所を共有することになります。利用者の中に、トラブルを起こした会社や、犯罪に関係した会社がいると、その住所の印象が悪くなってしまうのです。
犯罪に関わった会社と同じ住所であるというだけで、関係ない会社のイメージが悪化することになります。
犯罪とまではいかなくても、大きなクレームを発生させて裁判沙汰になるなど、トラブルを起こす可能性のある会社を排除するためにも審査が必要です。
また通常の賃貸契約の審査と同じように、毎月のレンタル料を滞納せず、きちんと支払ってくれるかどうかも審査する必要があります。
審査では、事業内容などのビジネス面の確認だけでなく、代表者がどんな人物であるかという点もチェックされ、他の利用者に迷惑をかけるような人物が入り込まないようにしているのです。
レンタルオフィスの審査に落ちる原因と対策
レンタルオフィスの審査を問題なく通過するために、審査に落ちる原因となる要素と、その対策について見てみましょう。
審査の基準はレンタルオフィスによって異なりますが、ここに挙げる項目は、ほとんどのレンタルオフィスで共通している点です。
まっとうなビジネスをしていれば、まず問題なく審査に通過できますが、どんな点をチェックされるのかを知っておくと、スムーズな契約手続きにつながるでしょう。
クレームのリスクが高いビジネスである
ビジネスの内容・業種そのもののリスクが高いという理由で、審査に落ちる場合があります。
例えば投資コンサルタント系や情報商材の販売などです。このような業種はクレームが発生しやすく、弁護士のお世話になる可能性が高いということで、リスクが高いといえます。
今の時代、大きなクレームになると、この会社は危険だということで、インターネット上に会社名と住所が拡散される可能性があります。
インターネット上に住所がさらされると、レンタルオフィスの住所の評判が汚れてしまうことになるのです。一度汚れた住所のイメージは、なかなか元には戻りません。そして同じレンタルオフィスを利用している他の会社の評判にも影響しかねないのです。
そのような事態を避けるために、クレームのリスクが高い業種は審査に落とされやすくなってしまいます。またこのような業種は、トラブルになるとすぐに移転してしまうため、継続的な収益につながらないという理由もあります。
対策としては、審査の甘いレンタルオフィスを探すということしかないでしょう。クレームがつきにくいように質の高いサービスを提供していることなどをアピールして、安全なビジネスであることを認めてもらえれば、審査に通る可能性が高くなります。
ビジネスとしての安定感に懸念がある
レンタルオフィスの審査では、ビジネスとしての収益性もチェックされます。安定して利益を出せるような事業内容かどうか、必要なスキルや実績があるかどうかなどを確認されます。
不安定な会社を審査に通してしまうと、利益が出せなくなってレンタル料の滞納や踏み倒し、すぐに解約してしまうなどのリスクがあるからです。
まずビジネスの内容そのものが不安定ではないかという点がチェックされます。日雇いで収益を得る仕事など、安定して収益を上げるのが難しいとされている業種は、審査に通りにくい可能性があるのです。
また実績のないビジネスを始める場合にも、失敗するリスクを考慮して審査に落とされることがあります。
以前所属していた会社と同じ業種のビジネスを始めるなど、実績や経験があればよいのですが、経歴とは全く異なる業種に挑戦する場合は審査に落ちやすくなるでしょう。
ビジネスとしての安定感が疑われやすい場合の対策としては、レンタル料の1年分などを先払いすることによって交渉するという方法があります。
また、安定したビジネスであり十分なスキルを持っていることをアピールすることも重要です。
実績があってもそれがうまく伝わらなければ意味がないので、分かりやすく、しっかりと説明するようにしましょう。過去の制作物などがあれば、具体的に見せることで、説得力が高まります。
実績がない場合は、どのような準備をして、どのような資格を取得したかなど、十分なスキルがあることをできるだけ強調しましょう。
どんなビジネスなのかがあいまい
ビジネスの内容がうまく説明できない場合、審査に落ちる可能性が高くなります。どんな事業内容なのかが分からない会社に、オフィスを貸し出すわけにはいかないからです。
また詳しくは後述していますが、「このような事業内容は利用禁止」として規定されているビジネスに該当する可能性もあるため、審査に落とさざるを得なくなってしまいます。
どんなビジネスなのかを全く言わないわけではなくても「Web系」などとあいまいに説明するだけでは不十分です。このようにあいまいに説明する人は、なんらかのうしろめたいことがあって何かを隠している、もしくは嘘をついていると思われてしまうでしょう。
実際にはまっとうなビジネスで、うしろめたいことは何もないとしても、それが審査の担当者に伝わらなければ意味がありません。
事業内容を具体的に説明できるように準備をして、分かりやすい資料も用意しましょう。会社のWebサイトがあれば、説明しやすくなります。Webサイトがなければ、作っておいた方が審査に通りやすくなるでしょう。
マナーが悪い
レンタルオフィスの利用申込のためには、実際に出向いて面談する必要がありますが、面談での話し方や振る舞い方も審査に含まれます。
つまり面接のようなものですから、ビジネスパーソンとしてどんな人物かという点もチェックされているという意識で、面談に臨みましょう。
いかにもお客だからという態度で、横柄な話し方や、上から目線の対応をしないようにすべきです。またクレーマーのようにわがままな要望を言うべきではありません。
服装にも気を付けて、悪い印象を与えないように注意する必要があります。スーツにネクタイが無難ですが、清潔感がある服なら、まず問題ないでしょう。
嘘をつく
当然ですが、嘘をついていることを見抜かれると審査に落ちます。
書類上で虚偽の記載をしても、実際に会って、対面で質問されたときにうまく答えられないとか、簡単な質問で説明につまる、矛盾があるなど、プロはすぐに嘘の兆候を見抜きます。
仮に虚偽の情報で審査に通ったとしても、後で何かのきっかけでそれが発覚した場合には、強制解約や、場合によっては詐欺罪などに問われることにもなりかねません。
実績がないビジネスを始めるとか、審査に落ちやすいとされる業種であるなどの理由で、事業内容を隠したいと思っても、嘘をつくことには何のメリットもありません。
事業内容は正直に記載し、面談でもすべてを正直に回答しましょう。しっかりしたビジネス計画があることをアピールして、まっとうな方法で審査に通りやすくすべきです。
利用不可のビジネス・利用目的である
利用不可として規定されている事業内容や利用目的にあてはまる場合は、審査に通過できません。レンタルオフィスによって規定は異なりますが、以下の利用目的の場合、ほとんどのレンタルオフィスで利用不可となっています。
他にも、レンタルオフィスごとに利用できない事業内容などが規定されていることがありますので、事前に確認しておきましょう。
レンタルオフィス入居までの流れ
では実際にレンタルオフィスの利用申込をしてから、利用開始までの流れを確認しましょう。レンタルオフィスによって細かい手順が異なる場合がありますが、ほとんどの場合は以下のような流れです。
内見
レンタルオフィスの事業者ごとに、同じフロア内にもさまざまなタイプの部屋が用意されているので、まずはどのタイプが自分のビジネスに合っているのかを選ぶ必要があります。
個室型のレンタルオフィスや、同じ部屋を共有して使うタイプのコワーキングスペースなど、自分の仕事のスタイルに合わせて、適切なものを選びましょう。選ぶために内見をして、どんな部屋かを確認することが大切です。
電話やメールで問い合わせをして、内見の申込をしましょう。その時点でどの部屋のタイプにするかが決まっていなくても問題ありません。いくつかのタイプを比較してみたいという要望にも応えてくれるでしょう。
内見では、担当スタッフがオフィスの設備の詳しい説明をしてくれるので、使用する際のイメージが掴めるはずです。分からないことなども、どんどん質問してしまいましょう。
見積り
内見で、ある程度のイメージが固まったら、見積りです。通常は、どのタイプの部屋で、どのオプションを利用するかによって料金が変わります。
どのタイプの部屋にするか決めかねるなら、いくつかの候補を決めて、見積りを複数出してもらうとよいでしょう。他のレンタルオフィスにも見積りを依頼して比較すると、さらに良い条件が見つかるかもしれません。
基本的にシンプルな料金体系のレンタルオフィスが多いので、公式Webサイトで詳しい料金が明示されていて、自分で見積りができる場合もあります。
申込・審査
どのタイプの部屋で、どのオプションを利用するかが決まったら、申込と審査です。
レンタルオフィスごとの規定にそって、必要書類を用意し、提出します。専用の申込用紙と身分証明書だけでなく、事業内容が分かるような会社案内などの資料を提出する場合が多いです。
また、法人の場合は登記簿謄本も必要になります。
審査については、書類だけでなく面談での審査も含まれる場合が多いので、どこかのタイミングで必ず担当者と対面で話す機会があるはずです。自分の会社のビジネス内容や、利用目的などを聞かれたときに、しっかり答えられるようにしておきましょう。
契約・入居
審査に通過したら、契約手続きです。契約書に記入し、初期費用を入金したら、鍵を受け取って入居可能になります。
基本的な備品は用意されていますが、仕事上必要な書類など、荷物があれば持ち込んで、自分のオフィスを完成させましょう。
