オフィスの解約・移転

賃貸オフィスの維持費などコスト削減を目的に、現在のオフィスを解約して移転を検討している会社もあるでしょう。ここでは、オフィス解約をして新たにレンタルオフィスに移転することについて、またオフィス解約のメリット・デメリット、さらにはオフィス解約・移転の流れを解説しています。オフィス解約・移転を検討中の方はぜひ参考にしてください。

オフィスを解約してレンタルオフィスに移転する

現在のオフィスを解約して移転する場合、現在と同様の賃貸契約のオフィスではなく、レンタルオフィスを利用するのも選択肢の1つ。レンタルオフィスには一般的な貸事務所にはないメリットがあり、業種によってはとても利用価値の高いオフィスです。

レンタルオフィスとは

レンタルオフィスとは、オフィスビルのオーナーとではなく、そのオフィスビルのフロアを借り上げた運営会社と契約して事務所やスペースをレンタルする方式です。レンタルオフィスでは、運営会社が借り上げたフロアやスペースをサービス付きで貸し出すビジネスモデルが確立しています。

利用メリットは、費用的にも時間的にも手軽に借りられること。レンタルオフィスは賃貸契約のオフィスと比べて初期費用やランニングコストも安く、リーズナブルな料金で利用できるほか、契約が簡素化されていることが多いので、準備の時間もそれほどかからずスピーディーに移転を完了できます。

レンタルオフィスに適した業種として、弁護士や行政書士など士業系、派遣業、不動産業、コンサル系、金融系、探偵社などが挙げられます。できるだけ事務所の維持費にかかる比重を抑えたい、でも信用を確保するためきちんとしたオフィスを構えたい、という場合に向いているでしょう。

オフィス解約のメリット

現在のオフィスを解約するメリットについて説明します。

コスト削減

賃貸オフィスの利用は、都心部であればあるほど、また、交通アクセスの良好な好立地であればあるほど利便性は増しますが、維持費も高くなります。賃貸オフィスの維持費は月々の賃料はもちろんですが、共益費や管理費など、賃料とは別に支払いが必要になる費用もあり、それだけ会社財政への負担増となります。オフィスを解約すればそれら維持費が必要なくなり、コスト削減を実現することができます。パソコン、ネット、電話、エアコン、OA機器など、設備機器やインフラの節約もできるでしょう。

働き方の多様化

オフィス解約と合わせてテレワークを導入すれば、社員たちは通勤にかかっていた時間と負担から解放され、身体的にも精神的にも余裕を持つことができるようになります。結果、モチベーションとパフォーマンスが高まって、業務効率化と生産性の向上につなげることができます。余った時間を仕事の勉強やスキルアップにあてることもでき、さらなるスキルアップを図ることも可能でしょう。

人材雇用の幅が広がる

オフィス解約には、人材雇用の幅が広がるメリットもあります。例えば、物理的なオフィスを無くしてリモートワークを主体にすれば、事業拠点(オフィスのある場所)のエリアだけでなく、地域外の人材を雇えるようになります。全国各地の優秀な人材をリモート雇用することにより、雇用の選択肢が広がるほか、組織の戦力拡大を図ることもできるでしょう。

オフィス解約のデメリット

オフィス解約には下記のようなデメリットもあります。

業務フローへの悪影響

オフィスを解約したら、一時的に業務に支障が出る可能性があります。オフィスを解約することは、物理的なオフィスがなくなることを意味しており、来客対応や電話、郵便物の受け取りが出来なくなるからです。また、社員が集まって話し合ったり情報交換する場所がなくなるので、コミュニケーション不足により組織の連携や士気が低下して生産性が下がってしまう恐れもあります。オフィス解約は単に賃貸オフィスの契約が切れるだけでなく、業務上必要な窓口や集合場所を失ってしまうことになるのです。

許認可取り消しのリスク

税理士や行政書士など、事業の中には物理的なスペースを有していなければ許認可が取れない業種もあります。そうした業種では、オフィスを契約していることが、営業許可が下りる条件の1つになっているのです。このような事業者がオフィスを解約した場合、許認可が取り消しになってしまう可能性もあるので注意が必要です。当該事業者はオフィスを解約する前に、オフィス解約しても事業が続けられるかどうか、管轄の受付窓口に問い合わせておくとよいでしょう。

オフィスを解約・移転する流れ

業務フローへの影響を最小限にしてスムーズな解約・移転を完了するためには、全体の流れを頭に入れておき、しっかりとした計画と見通しを立てておくことが大切です。

STEP1:旧オフィスの解約予約

オフィス解約・移転のステップ1は、旧オフィスの解約予約をとることです。賃貸契約を結んでいるオフィスビルの管理会社やオーナー宛に「解約通知」を出します。一般的には6カ月前に通知を出せばOKですが、3カ月の場合もあるなど契約によって異なるので、ビルの管理会社やオーナーに問い合わせて確認しておきましょう。解約予告に合わせて移転先の物件探しを進めておけば、移転がさらにスムーズになります。

STEP2:旧オフィスの原状回復

次に、民法の規定に従い、オフィスの明け渡し期日までに原状回復工事を行います。施工は業者が指定されている場合もありますが、指定業者がない場合は、自分たちで業者を探して選定します。原状回復工事は物件の引き渡しまでに終えておく必要があるので、スケジュールを厳守してくれる業者を選ぶことが大切です。スケジュール感としては、移転の2カ月前に業者選びを行い発注を済ませておけば安心できるでしょう。

STEP3:新オフィスの選定とレイアウトのプランニング

新オフィスの物件選びは、賃貸料をはじめ、立地条件や関係各所、取引先への交通アクセス、周辺環境など種々の条件を総合的に判断して決定します。レイアウトは自社でプランニングも可能ですが、専門の業者に依頼することで、的確なアドバイスや提案が受けられます。

STEP4:新オフィスへの引っ越し作業

引っ越し業者の選定は、複数の業者に見積もり依頼を出すのが大事なポイント。費用を比較できるだけでなく、サービスの範囲や対応力など、安心して任せられる優良業者を見極めることができます。引っ越し当日までに、移転するものと廃棄するものを分けてチェックリストを作っておくといいでしょう。荷物が多くても抜け漏れを防止できます。

STEP5:関係各所への届出

新オフィスへの引っ越しが完了したら、関係各所へ手続きや届出を行いましょう。労働基準監督署への保険関連の変更や、都道府県税事務所への事業開始等申告書の提出、法務局への移転登記申請書の提出など様々な手続きや届出が必要です。注意点は届出によって期限が異なること。オフィス移転から10日以内、3週間以内、1カ月以内など様々な期限があるので、注意してください。