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レンタルオフィスNavi【大阪版】 » 【特集】需要が高まるバーチャルオフィスとは » バーチャルオフィスの選び方

バーチャルオフィスの選び方

梅田や本町、心斎橋など大阪の中心部をはじめ近年利用者が増え続けているバーチャルオフィス。しかし、そのサービスの幅は会社によって多種多様です。人気に便乗してノウハウも持たず安易に参入する不動産会社やレンタルオフィス会社もいるため、利用して後悔する人も…。

利用する会社を選ぶ際はしっかり見極めるのが大切。トラブルに巻き込まれないよう、失敗の原因や選び方のポイントをまとめました。

バーチャルオフィス選びに失敗する人の共通点

料金の安さだけで選ぶ

料金だけで利用会社を選ぶのは危険!同条件で料金を比較しないと本当に安いかどうか判断できません。結局追加プランの契約が必要になったり、解約時に割高な違約金が必要になるケースがあります。

「住所地は安く借りられるけど法人登記に倍の料金がかかる」「電話を使用するにはオプション料金が必要」「思っていた以上に外観がボロボロだった」など、利用しはじめてから想像以上のコストがかかることに気付くことも珍しくないので注意しましょう。料金を確認する際は利用したいサービスもあわせてチェックしないと失敗のもとになってしまいます。

事業内容に合ったサービスがわかっていない

自分の事業に必要なサービスがわからないと、自社に合わない会社を選んでしまう可能性があります。住所貸しと電話・郵便物の転送はどの会社も対応していることが多いですが、そのほかのオプションは場所によってさまざま。

予め希望するサービスを把握しておかないと、のちのち「受付も欲しい」「器材も欲しい」などあれこれ必要なものができて、会社を変えることになったり追加料金が発生したりすることになります。

電話の転送サービス一つとっても、ただ転送されるだけのところや受付スタッフが外部電話に対応してくれるところなど違いがあるのでよく確認しましょう。

事業戦略が定まっていない

登録する事業の戦略が固まっていない場合、そもそもバーチャルオフィスの利用を断られる可能性があるので注意しましょう。

利用者の中には嘘の事業内容を伝える人がいるため、厳しく審査を行なっている会社が増えています。あまりにも業務内容が不透明だと疑いの対象に。

バーチャルオフィスできちんとビジネスをしたいと思うのであれば、審査担当者に内容が伝わるよう事前の準備が大切です。難しく考えすぎる必要はありませんが、事業の目的や目標を明確にしておいてください。

会社選びで注目したいポイント

サービスや価格、店舗数などをチェックする

バーチャルオフィスは取り扱っている会社によって、対応しているサービスに幅があります。価格やサービス内容など、一つの項目だけで会社を選んでしまうと、コスパが悪くなってしまう危険性が高め。必ずサービス内容を確認し、自分の事業を十分に運営できる環境かどうか確認しましょう。

また、店舗数や拠点数はその会社の人気度と言いかえられます。多くの店舗を保有している会社のほうが比較的会員数やサービスが安定傾向。会社を見極めるポイントとして覚えておきましょう。

入会審査や運営会社の経営状況も見ておくべき

長く続く会社かどうか、信頼して利用できるかどうかは選ぶポイントとして大切です。まずは運営会社のホームページを確認。発信している情報が新しく、5年以上の運営・1,000万円以上の資本金があるところが信頼できます。

入会審査の体制もチェックしておくとベスト。利用する側としては入会審査が楽なところを選びがちですが、審査が甘いところは運用に関してもいい加減な場合がほとんどです。トラブルに発展する危険性も考え避けたほうが良いでしょう。

同じオフィスを複数の会社で共有している場合、甘い審査だけで利用している他企業が問題を起こしてオフィスが使えなくなる可能性も考えられます。ある程度厳しい審査を設けている会社がおすすめです。

結局は自分の会社に合っているかどうか

最終的には自分が使いやすいかどうかが最も重要。「欲しいサービスはあるか」「コストは高すぎないか」複数の会社を比較して、じっくり検討してください。