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レンタルオフィスNavi【大阪版】 » バーチャルオフィスの使い方

バーチャルオフィスの有効な活用方法とは?

梅田や本町、心斎橋など大阪の中心部をはじめ、近年増えてきているバーチャルオフィス。起業する人、独立してフリーランスになる人が増えるにつれ、利用が増えつつあります。

もともとは、起業家の間でもあまり知られていなかったバーチャルオフィスですが、今ではスタートアップやスモールビジネスの経営者、そしてフリーランスを中心に幅広く利用されるようになりました。

しかし利用する理由は多種多様。自宅の連絡先をビジネスに使用したくない場合であったり、手軽にアクセスできる仕事環境が欲しかったり、必要なときだけ秘書サービスを利用したい場合など、バーチャルオフィスが選ばれる理由はさまざまです。

すでにバーチャルオフィスを利用の方は、そのメリットを十分理解されているでしょう。しかしバーチャルオフィスはまだ歴史の浅いサービスであり、特に最近はサービスの内容がどんどん進化しているため、まだまだ目が離せません。

今回の記事では、バーチャルオフィスのメリット・デメリットの確認と、バーチャルオフィスの効果的な使い方をご紹介いたします。

バーチャルオフィスのメリット・デメリット

クラウドサービスなどの発達によりオフィスに行って働くという必要性が薄れてきている昨今。とはいえ、依然として事業を行う上で住所や電話番号は法人・個人事業主ともに重要な意味を持っています。事務所を所有しなくても、住所、電話番号を借りれるなど、事業を円滑に行う助けとなる機能を提供してくれるバーチャルオフィスは低コストでオフィスがあるメリットを受けられるとして、大いに注目されているのです。

しかし、バーチャルオフィスはまだまだ多くの人に認知されているわけでありません。バーチャルオフィスのことを知らずに、とりあえずレンタルオフィスやシェアオフィスを借りたり、高い家賃を払ってまで事務所を構えたりするケースが多数あります。オフィスの必要性がほとんどないにも関わらず、毎月の固定費用が重くのしかかっている方が大勢いるのが現状です。

もちろん、バーチャルオフィスが起業するすべての方へフィットするサービスというわけではありません。後から後悔しないよう、自身のビジネスに必要・不必要なものは何かを検討していただくために、ここではバーチャルオフィスのメリットとデメリットを確認していきたいと思います。

コストをかけずに事業が始められる

バーチャルオフィスを利用することで、賃貸オフィス、レンタルオフィス、シェアオフィスに比べてかなり格安にオフィス機能を手に入れられます。

事業内容にもよりますが、一般的に賃貸オフィスを運営、維持するためには、

・敷金礼金、前家賃等の初期費用

・家賃

・光熱費

・通信費(電話、FAX、インターネット)

・OA機器のリース、メンテナンス諸費用

・消耗品等にかかる雑費

他、毎月多くのコストがかかってきます。そのコストがバーチャルオフィスを利用することで大幅に削減できるのです。

バーチャルオフィスはオフィスとしての場所や業務スペースを伴わなわず、家賃など賃貸オフィスを借りた場合比べ、ほとんど費用が発生しません。レンタルオフィス、シェアオフィスの場合でも賃貸オフィスほどではありませんが、やはり多くのコストが発生します。バーチャルオフィスをうまく利用することで、不要なコストを大幅に削減可能です。

信頼ある住所が得られる

大阪の都心一等地にオフィスとして賃貸物件を借りる場合、多額の初期費用がかかりますが、その初期費用を最小限にでき、都心一等地住所を手に入れることができるのがバーチャルオフィスの1つのメリットです。

起業の際、会社住所は個人事業や法人事業を問わず必要となります。また、法人事業の場合は必ず法人登記が必要となりますが、バーチャルオフィスの中には法人登記を行うことができるバーチャルオフィスもあるので安心です。

そして、いまだに取引先や顧客にとって、ホームページや名刺に記載されている住所が会社の信頼性を図る大きな要素であったりします。その点、バーチャルオフィスは実際に事務所を構えることなく本社登記できるメリットがあります。必要とあらば都心一等地の信頼性高い住所を手に入れることもできるのです。

あなたの会社をよく知らない他の企業と取引する際、住所はあなたの起業が信頼できるかどうかの大きな判断材料になります。

名刺交換をした後、会社に帰ってインターネットで社名などを検索にかけるのは当たり前の時代。Google ストリートビューを使って建物の外観を確認するという企業も珍しくありません。そこで例えば郊外の自宅(一軒家)などが表示されれば、あまり印象が良いとは言えないでしょう。

起業の際自宅の住所を明かさずにすむ

女性起業家やフリーランサーで自宅の住所を明かしたくないという場合にもバーチャルオフィスはとても有効な手段となります。

通常なにか事業を行なう際は、住所登録が必要です。個人事業者やフリーランサーでも、例外ではありません。自宅の住所を記載すると、多くの人に自分が住んでいる場所の情報を伝えることになります。

バーチャルオフィスは手続き上法人として正式に登記可能です。自宅の住所を公開せず、安心して事業を始められます。

法人として口座解説可能

バーチャルオフィスの住所で法人登記すると、その住所で法人口座開設も実現は可能です。ただし誰にでも開設できるわけではありませんので事前に銀行へ確認は必要となります。

また、法人口座開設をする銀行は会社登記に使用している「本店所在地」の最寄りの銀行の管轄支店となります。

例えば大阪の都心部にあるバーチャルオフィスを利用していれば、大阪の都心部の銀行で口座開設の手続きができます。

口座名は取引先や顧客に提出する請求書等に必ず記載するもの。バーチャルオフィスで都心部の住所が得られたら、他企業との取引の際、都心一等地の銀行支店名を記載できるのです。信頼だけでなく、企業のブランディングにもつながります。

さまざまなサービスから自社に合ったものを選べる

バーチャルオフィスにはさまざまなサービスがあります。どのサービスを選ぶかによってかかるコストも大きく変わってくるもの。自分が必要なものと、それにかかるコストを見合わせて賢く利用しましょう。

主なサービスとして

・住所貸しサービス

・電話番号貸しサービス

・郵便物転送サービス

・レンタル会議室サービス

・電話秘書サービス

・来客対応サービス

などがあります。

基本パックになっているサービスもありますが、それ以外は自分に必要なサービスのみを選択できますので、無駄な出費が抑えられ無理なく事業運営できます。

住所に縛られない自由な働き方ができる

バーチャルオフィスに拠点を決めてしまえば、あとはどこにいても自分のペースで仕事をすることができます。極端に言えば、都内の一等地で法人登記は行い、大自然に囲まれたリゾート地で仕事をするという仕事のスタイルも実現可能。好きな場所で仕事に集中できるのは大きなメリットではないでしょうか。

節税につながる

節税上のメリットもあります。「本店所在地」をバーチャルオフィスで登記して、実際の仕事場を自宅にした場合は、税理士さんとの相談も必要ですが自宅の家賃の一部を経費にすることが可能になります。

他の起業と住所が重複する可能性

一番のデメリットは会社の住所の重複にあります。

バーチャルオフィスは多くの会社が同じ住所を利用します。したがって、同じバーチャルオフィスの利用者同士、同じ住所を保有することになります。例えばインターネットで住所を検索した場合、他社の情報が先に表示されてしまうことも十分考えられます。そうなったとき、いくら大阪の都心一等地に会社の住所があったとしてもバーチャルオフィスだと顧客等にはわかってしまうので、信用上悪影響になる場合も考えられるわけです。

他社との住所の重複と、それに伴う信用上のリスクをどうしても避けたい場合は、レンタルオフィスや賃貸オフィスを利用した方が良いでしょう。

業務スペースがない

バーチャルオフィスという言葉どおり、基本、住所、電話番号を借りるだけで業務スペースはありません。したがって、自分で業務スペースは別場所に確保しなければなりません。

バーチャルオフィスの魅力は、賃貸料をかけずに信頼性が得られることや住所などの個人情報流出を防げること。オフィスで作業をする企業向けのサービスではありません。業務スペースがないというのは、バーチャルオフィスの醍醐味なのです。

ただ最近では共有エリアで業務ができるといったオフィス機能を充実させたバーチャルオフィスが増えてきています。バーチャルオフィスの利用は、ますます広がっていくでしょう。

郵便物、宅配物の受け取りに手間がかかる

郵便物、宅配物がすぐに受け取れないのもデメリットの1つです。

基本、バーチャルオフィスに届いた郵便物、宅配物は、事前に指定した住所へ転送されますので、受け取るまで数日のロスが出てしまいます。

またバーチャルオフィスを提供している業者によっては直接取りに行けるところと行けないところがありますので事前に確認が必要です。

バーチャルオフィスの住所では事業できないケースもある

官公庁への許認可が必要な事業の場合はバーチャルオフィスの住所では申請できない可能性があります。許認可には、例えば「実際の執務スペースが必要」など諸条件があります。もしバーチャルオフィスを利用しようと思っている方で許認可が必要な事業を始める場合は、事前に所轄の官公庁の担当部署に確認をしたほうが良いでしょう。

ショッピングモールを利用できないことがある

物販業やネットショップをスタートする場合、特にショッピングモールを利用する場合は、そのショッピングモールの規約等の確認が必要です。ショッピングモールによっては、バーチャルオフィスの住所は利用禁止となっている場合があるので注意しましょう。

顧客のアポなし訪問に対応できない

顧客がアポ無しでオフィスに訪ねてきた場合、バーチャルオフィスだということが顧客にわかってしまいます。もちろんバーチャルオフィスによっては、自社として丁寧に対応してくれるサービスが付いているところもありますが、この点も契約前に確認が必要です。

バーチャルオフィスのメリット・デメリットのまとめ

ここまでバーチャルオフィスのメリットとデメリットをまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか?

デメリットはあるものの、コストをかけずに信頼性を得たいなら、バーチャルオフィスは強力なツールとなってくれます。

バーチャルオフィスでの起業は自宅で起業するよりも少しのコストはかかりますが、毎月数千円程度から利用できるので、賃貸オフィス、レンタルオフィスを借りるよりはるかにコストを抑えられます。

ただ、サイトによってはバーチャルオフィスだと「新規法人の銀行口座開設ができない」とか「社会保険や雇用保険の申請ができない」と書いてあるものもありますが、これらは事実ではありません。事業を運営する代表者の状況等にもよりますが、バーチャルオフィスを利用した法人が実際に銀行口座を開設している例はたくさんあります。

バーチャルオフィスの突出したコストパフォーマンスと最小限のリスクは、起業の際の大きな味方となること間違いなしです。

バーチャルオフィスを効果的に利用する方法!

バーチャルオフィスは歴史が浅く、サービス内容もまだまだ進化をしています。そこで、ここからはバーチャルオフィスの賢い利用法をお話しさせていただきます!

バーチャルオフィス内にはビジネスチャンスあり

多くのバーチャルオフィスにはバーチャルオフィスの契約者が利用できるカフェエリアなどの共用エリアがあります。

その共有エリアでは、日常的に誰かしらが仕事や作業をしています。そこにいる人たちの多くは自分と同じ起業家であったり、ビジネスマンであったりするわけです。

その人たちとの何気ない会話がビジネスのチャンスにつながるかもしれませんし、逆に求めているサービスを提供している人に出会えるかもしれません。バーチャルオフィスを利用するという方は、積極的に話しかけてみたいところです。

オフィス設備を最大限活用する

多くのバーチャルオフィスでは、契約の中にプリンターやファックスなどといったオフィス設備を利用できるサービスを選択できます。

自宅やコンビニなどでプリンターやファックスを使う際のコストも抑えられますが、何より性能の高いオフィス用機器を使用できるのは作業的な負担もかなり減り、仕事の効率を大幅に上げてくれるはずです。

ビジネスを他の都市へ広げられる

拠点が各地にあるバーチャルオフィスを利用すれば、最小限の費用でビジネスを他の都市にも拡大する拠点とすることができます。国内だけではなく海外にも展開しているバーチャルオフィスもありますので、海外進出への拠点としても利用することができます。

拠点を複数持ち、仕事で訪れた際には共用スペースを利用するというのも賢い利用法と言えます。

丁寧な電話対応をしてもらえる秘書受付サービス

バーチャルオフィスあてに電話がかかってきた場合、利用者が指定した番号に転送をしてくれるサービスです。

電話対応のアルバイトが定着しない、あるいは膨大な数の電話がかかってくる、そもそも電話対応の時間が無いなど人手不足の中小企業や起業家にとって電話応対の問題はかなりの悩みどころになっています。

多くのバーチャルオフィスでは電話対応サービスがパッケージに含まれています。バーチャルオフィスの受付秘書が、かかってきた電話に丁寧に応対して電話を取り次いでくれます。この受付サービスを利用すれば、仕事に集中できる上に、かかってきた問い合わせの取りこぼしもなくなるし空いた時間で営業活動も可能になります。

何より秘書の応対の良さに、ビジネスの信頼性も損なわずむしろ信頼性をアップさせてくれると評判のサービスです。

秘書サービスを最大限に活用する

すべてのバーチャルオフィスでできるわけではありませんが、秘書が業務のサポートまでしてくれるバーチャルオフィスがあります。もちろん別料金になりますが、FacebookなどのSNS、ホームページのブログの更新、PowerPoint資料や研修で使うテキストの作成、会食会場の予約やテレアポなどの営業活動のお手伝いまでも頼むことができます。

人を雇うコストを考えると、必要な時に必要な分だけお願いできる秘書サービスはコストパフォーマンスに優れていると言えます。電話を取り次いでくれる秘書受付サービスとともに利用者の間で評判となっています。

オフィスに縛られない仕事のスタイル

バーチャルオフィス利用者はオフィスに縛られることがありません。通勤もなければを通勤ラッシュももちろん関係ありません。

また取引先や顧客をオフィスと同じ地域から選ぶ必要もありません。オンラインで繋がれば自由に好きな場所で、好きな相手と効果的に仕事ができます。自由に仕事がしたいという方はバーチャルオフィスを活用しましょう。

海外向けの仕事の拠点として利用する

海外との輸出入の仕事の日本支社として利用する、あるいは、海外にサービスを提供する際の住所表記をバーチャルオフィスの住所にするケースが増えてきています。

またオークションや海外通販サイト経由での輸入、購入した商品の届け先としての利用も増えています。

各種団体やNPO法人で利用する

バーチャルオフィスはビジネスで利用するだけではなく、各種団体やNPO法人などにも利用が広がっています。

何かのグループを作って、そのグループの住所、電話番号が必要になった場合、バーチャルオフィスを利用していなければ、代表の個人の住所や番号を書くしかありません。しかし、各種団体やNPO法人の多くがバーチャルオフィスの住所と電話番号を利用しています。

各種団体やNPO法人での用途にはバーチャルオフィスの形態が特にフィットしていると言えるのではないでしょうか。

スクールやセミナー開催に利用する

バーチャルオフィスは進化しています。住所、電話番号貸しだけではなく、商談室や会議室が利用できるバーチャルオフィスも多数ありますので顧客との打ち合わせなどにも利用可能です。

また最近増えているのが、スクールやセミナーの開催場所としての利用。とくに女性起業家などに多く、マナー教室、コンサルティング講座などの開催場所としてバーチャルオフィスが利用されています。ただし、基本料金とは別料金となる場合もありますので、事前に確認が必要です。

バーチャルオフィスの効果的な利用法のまとめ

ここまでバーチャルオフィスの効果的な使い方をまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか?

冒頭でもお話ししましたが、バーチャルオフィスの歴史は浅く、まだまだサービスも進化している過程です。

とくに近年は、秘書機能を充実させ業務のサポートもやってもらえるサービスが増えてきています。オフィス機能をさらに充実させることで、利用者が自社以外の拠点として手軽に利用できるサービスが広がりつつあるのです。

今後も、利用者がより効果的に業務に活用しやすくなるサービスが増えていくでしょう。とは言え、現状でも十分利用する価値がバーチャルオフィスには詰まっています。

起業するにあたってまず大事にしたいのは、無駄なコストはできる限りカットして、ビジネスを軌道に乗せるということですね。

バーチャルオフィスを効果的に利用することで、賢く余裕を持って起業・運営することができるのではないでしょうか。